基礎知識

販売管理システム導入のメリット・デメリットとは

目次

販売管理システム導入メリット

販売管理システムが必要な理由

「誰に」「どの商品を」「いつ」「いくらで」「売って」「いつお金をもらう」という販売情報のデータ管理は企業にとって極めて重要であり、当然どこでも行われているものだと思います。しかしながら、これら一連の流れで生じる情報を統合することで、業務の効率化や生産性向上につなげている企業は意外と少ないかもしれません。
販売管理システムを導入するメリットは、なんといっても、作業時間の大幅な短縮による業務効率の向上とトータルコストの削減ですし、一連の流れを関連付けて処理することにより、入力業務が簡略化され、人為的なミスも少なくなります。経理業務においては、請求や入金の確認、支払業務など、一つひとつの事案を遡って営業に確認することなく処理することが可能になりますし、営業にとっては、蓄積されていく顧客データから、将来の発注予測を立てることもできます。
販売管理システムに、商品の在庫管理や仕入時の購買履歴なども統合すれば、さらなる全社的な作業の効率化やコスト削減も可能でしょう。

1.販売情報の業務負担軽減

煩雑な販売業務を一貫して電子化することで、ムダをなくし効率化することができ、効率化することにより、コスト削減も期待できます。販売管理システム導入により、在庫数や取り扱っている商品、原価などの情報管理が楽になり、情報入力作業も効率化されるので負担軽減にもなります。

2.データ分析による販売戦略の確立

販売データを一元管理できると、商品の販売などのデータの蓄積が十二分にされ、分析ができ効率的な販売計画を立てることが可能になります。販売管理システムには数年単位で売り上げデータを分析する機能が備わっているため、今後の売り上げ予想、または販売戦略を立てるためのデータを確保することができます。

3.販売業務でのミス軽減

販売業務では商品やサービスの名称、顧客、数量といった膨大な情報が発生します。これらを販売業務では商品やサービスの名称、顧客、数量といった膨大な情報が発生します。これらを従来の方法の手作業で記録していると、どうしても人間がやることですからミスが起こります。作業時間も長くなり、コストも増えるのです。販売管理システム導入により、販売業務がすべて連携できるため、発注ミスなどの人為的なミスを軽減することができます。

 

4.販売業務に関する全部門での情報共有

販売業務での情報が共有されていないと、営業や経理などの部門がいちいち別部門に確認を取らなければいけません。これは大きな負担になります。また、上司、他部署への確認や承認などのワークフローに時間を取られていて、業務効率が下がっていることが多く見られます。販売管理システム導入により、他部門全体で情報共有が可能になります。情報が共有されているため、他の部門への確認作業や手間を省き効率化が望めます。

販売管理システム導入デメリット

一方で販売管理システム導入のデメリットはどのようなものがあるのでしょうか。システム導入のメリットデメリットを事前に理解したうえで、失敗しないシステム選びを行うと良いでしょう。

1.コストがかかる

どのようなシステムでもそうですが、システムの導入と運用にはコストがかかります。販売管理システム導入時のコストとしては、初期費用の他、自社のシステムと連携させたり、業務フローに合わせ改修を行う必要があるなど、カスタマイズにかかる費用も検討の必要があります。また、毎月の運用にはランニングコストがかかり、年間を通して予算を見ていく必要があります。導入と運用をトータルで見るとある程度高額な費用がかかる場合もありますので、費用対効果を最大化できるよう自社にあった製品を慎重に選ぶ必要があります。

2.業務フローの調整が必要

例えば、販売管理システム導入時にそこまで予算をかけれない場合は、標準パッケージをそのまま利用するケースもありますが、その場合、現場での業務に影響が出ることも考えられます。標準パッケージをそのまま利用している場合は、販売管理システム側を業務に合わせることが難しく、業務フロー側の見直しをする必要があります。そのような場合、これまでと違ったフローで業務を行う社員にかかる負担や学習工数なども大きく、スムーズな販売管理システムの運用まで時間がかかってしまうこともあります。

業務改善を目的に販売管理システムを導入したはずが、このようなデメリットを生んでしまう可能性もあります。導入を失敗しないためには、自社に最適な販売管理システムがどのようなシステムか、既存のシステムとの相性はどうか、現在の業務フローに与える影響はどのようなものがあるかなどを事前に検討する必要があります。また、販売管理システム自体も、業界特化型や、マルチに利用でき機能が豊富なものまでさまざまなタイプが存在します。このようなデメリットを把握したうえで、自社に合った販売管理システムを導入するために、複数のシステムを比較したり、知見のある企業に導入のサポートを相談することが、導入を失敗しないポイントとなります。

まとめ

販売管理システムを導入するメリットは、なんといっても、作業時間の大幅な短縮による業務効率の向上とトータルコストの削減です。一連の流れを関連付けて処理することにより、入力業務が簡略化され、人為的なミスも少なくなります。経理業務においては、請求や入金の確認、支払業務など、一つひとつの事案を遡って営業に確認することなく処理することが可能になりますし、営業にとっては、蓄積されていく顧客データから、将来の発注予測を立てることもできます。
販売管理システムに、商品の在庫管理や仕入時の購買履歴なども統合すれば、さらなる全社的な作業の効率化やコスト削減も可能でしょう。

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