基礎知識

インボイス制度に対応すべきシステムとは?
販売管理システムで必要な対応も

目次

2023年10月1日から、新しくインボイス制度が導入されます。多くの事業者がその対応を適切に行うことが求められ、消費税の仕入税額控除の要件にも関係してくることとなります。
またインボイス制度導入に際して、社内の各システムの変更対応も必要です。今回はインボイス制度の概要とともに各システムに必要な対応や販売管理システムにおける対応などをご紹介します。

インボイス制度とは?

インボイス制度とは

インボイス制度とは「適格請求書等保存方式」という、請求書や納品書の交付や保存に関する制度で、2023(令和5)年10月1日に導入されることが決まっています。

その目的は、取引における消費税額を正確に把握するためです。令和元年10月より消費税の軽減税率が導入され、仕入税額の中に8%と10%が混在するようになったため、不正やミスを防ぎ、正しい消費税の納税額を算出するために、商品ごとの価格と税率が記載された書類を保存することになりました。

対応が必要となるのは課税事業者と、課税事業者と取引のある免税事業者です。

制度導入により、課税事業者はインボイスと呼ばれる「適格請求書」や領収書やレシートといった適格簡易請求書(簡易インボイス)の発行が義務付けられます。インボイスを発行するためには「適格請求書発行事業者」になる必要があるため、申請を管轄地の税務署に対して行う必要があります。また領収書やレシートの書き方も変わります。

従来の請求書と異なる点は、登録番号と適用税率と税率ごとに区分した消費税額等を追記することです。

インボイス制度により企業が必要となる対応とは

インボイス制度によって、企業はどのような対応が必要になるのでしょうか。先述の通り、対応が必要となるのは課税事業者と、課税事業者と取引のある免税事業者です。

インボイス制度導入に際して注意が必要なことがあります。それは、インボイス(適格請求書)が、消費税の仕入税額控除の適用を受けるための要件となったことです。そのため、免税事業者でも、取引先によってはインボイス(適格請求書)発行が求められることがあります。インボイス(適格請求書)は課税事業者しか行えないため、申請をして課税事業者になる必要があります。

また取引において、「売り手側」と「買い手側」でそれぞれインボイス制度への対応が必要になります。以下でそれぞれの対応内容をご紹介します。

1. 買い手側 インボイス(適格請求書)を受け取る側

買い手側は、売り手側からインボイス(適格請求書)を発行してもらい、受け取りますが、7年間の保存義務が課せられます。インボイス(適格請求書)の発行に対応していない事業者と取引する際には、ルールを見直す必要もあるでしょう。

2. 売り手側 インボイス(適格請求書)を発行する側

売り手側は、適格請求書発行事業者として登録し、登録番号を取得します。要件を満たしたインボイス(適格請求書)の発行と7年間の控えの保存が義務付けられます。

なお、インボイス(適格請求書)を電子データで保管する場合には、電子帳簿保存法の要件を満たしている必要があります。

インボイス制度により対応が必要なシステムとは

インボイス制度に対応するシステムとは

インボイス制度が導入されることにより、社内の各システムの対応が必要になります。どのようなシステムが対応の必要があるのか見ていきましょう。

1. 請求書発行システム

売り手側として、請求書発行システムを利用している場合には、システム改修や入れ替えが必要です。インボイス(適格請求書)発行に必要となる項目を網羅する必要があります。また、税率ごとに消費税額を計算できることも必要になります。

2. 会計システム

会計システムの多くはすでにインボイス制度に対応していますが、それらに改修や入れ替えを行う必要があります。会計システムにおいては、インボイス(適格請求書)とそうでない請求書とを棲み分け、明確に管理する必要があります。仕入税額控除と関係するため、自動切り替え機能などが求められます。

3. 販売管理システムや受発注システム

販売管理システムや受発注システムは、社外の取引先に関係するため、改修や入れ替えによりインボイス対応することは欠かせません。仕入税額控除の正確な計算や対応のために、取引先ごとに課税事業者なのか、免税事業者なのかを識別できる機能等が求められます。

4. POSレジ・POSシステム

POSレジやPOSシステムを利用している事業者は、インボイスに対応する必要があります。領収書やレシートを発行する際に標準税率と軽減税率の両方に対応したPOSレジとPOSシステムが必要になります。

販売管理システムで必要なインボイス対応

販売管理システムには、具体的にどのようなインボイス対応が必要なのか、ご紹介します。

1. 複数税率対応

販売管理システムにおいては、8%と10%の複数税率に対応している必要があります。

2. 請求書形式の変更

販売管理システムによっては、取引先ごとの締め日に合わせ、請求書を発行できるシステムもあります。その請求書の形式は必ず変更しなければなりません。

従来の請求書形式である「区分記載請求書」の記載条件としては、

(1)請求書を発行する事業者の氏名または名称
(2)取引年月日
(3)取引の内容
(4)取引金額
(5)交付を受ける事業者の氏名または名称

の5つがありました。これに加えて、インボイス(適格請求書)の記載条件として、

(6)登録番号
(7)適用税率
(8)税率ごとに区分した消費税額等

の3つを追記する必要があります。
これらの記載条件を網羅した請求書形式に変更しましょう。

3. データの管理・保管体制を整える

先述の通り、売り手側も買い手側も保存義務がありますが、請求書を販売管理システムで発行する場合、写しの保存は容易です。課税事業者と免税事業者の書類を自動的に識別するような機能があるとさらに業務が効率化するでしょう。

インボイス制度に対応した補助金とは

前述で説明した通り、システムやソフトなどのインボイス対応が必要となり、それに伴う費用については、様々な補助金が用意されています。今回は代表的なものを2つご紹介いたします。

1. 小規模事業者持続化補助金

小規模事業者持続化補助金とは、小規模事業者などが持続的な経営に向けた、販路の開拓や、生産性向上の取り組みに対して、費用の一部を支援する制度です。
この補助金には、通常枠の他に「インボイス枠」が設けられております。インボイス枠の対象者は以下の通りです。
「2021年9月30日から2023年9月30日の属する課税期間で一度でも免税事業者で あった又は免税事業者であることが見込まれる事業者のうち、インボイス(適格請求書)発 行事業者の登録が確認できた事業者であること。ただし、補助事業の終了時点でこの要件を満たさない場合は、補助金の交付は行いません。」

2. IT導入補助金

IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者などの生産性向上が期待できるITツール導入時に活用できる制度です。
インボイス制度への対応が対象となるのが「デジタル化基盤導入類型枠」になり、会計・受発注などの機能をもつITツールの導入が対象となります。またPCやレジなどのハードウェアの購入なども補助対象となります。申請に伴う手続きなどは、下記をご確認ください。

IT補助金2022公式サイト
https://www.it-hojo.jp/index.html

インボイス制度おける領収書、レシートの役割

インボイス制度において、条件を満たした領収書やレシートは適格簡易請求書(簡易インボイス)として扱います。
適格簡易請求書(簡易インボイス)とは「不特定多数の者に対して、販売などを行う一定の事業者」が発行でき、インボイス(適格請求書)を簡易にしたものです。
事業者の業種によっては、インボイス(適格請求書)ではなく、領収書やレシートといった、適格簡易請求書(簡易インボイス)の交付が認められるケースがありますので、可能な企業様はぜひ活用しましょう。

まとめ

インボイス制度は、多くの事業者にとって対応が必要な新制度です。しかし、正確な知識を持って適切に対応すれば、決してむずかしいことではありません。まずは自社で対応が必要かどうか、そして社内にある、どのシステムに影響があり、対応が必要になるのかを確認し、改修や入れ替えを行いましょう。
また、補助金制度をうまく活用しシステム導入費用を抑えることをお勧めします。

システムクレイスでは、販売管理システムを多く取り扱っておりますが、インボイス制度の対応を含めてご提案することが可能です。販売管理システムを検討される際には、それぞれの企業に合った適切な販売管理システムの選定をサポートさせて頂いておりますので、ぜひ一度ご相談下さい。

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