販売管理システムは、企業の販売管理業務の効率化と自動化に寄与するシステムであり、社内の在庫管理の適正化や顧客情報の一元化など多様なメリットが期待できます。
今回は、販売管理システムの作り方に疑問を感じている方に向け、社内における作り方やメリット、外注方法を解説します。
販売管理システムの概要を確認しておきましょう。
販売管理システムとは、受注から納品、請求、回収までの一連の販売管理業務をカバーするシステムです。販売の流れは、見積、受注、商品の出荷と納品、検収、請求、入金確認と進みますが、これらはすべて管理が必要です。これらの一連のプロセスを統合的にマネジメントし、業務効率と管理精度の向上を図ることができます。
販売管理システムは、主に販売管理機能、購買管理機能、在庫管理機能の3種類の機能があります。
販売管理機能には、見積、受注、売上の情報や、見積書・受注管理台帳・売上伝票など各種書類の情報入力、伝票のプリンタ出力機能などが基本機能として備わっています。
購買管理機能には、自社が外部から購入する際に必要な購買管理のための機能で、発注・仕入れ、発注書、入荷・検品情報などを入力し、伝票出力が行えます。
在庫管理機能には、自社が抱える在庫数の管理や、在庫の移動や棚卸を効率的に行える機能が備わっています。
販売管理システムは、すでに多くのさまざまな企業に導入され、活用されています。
導入することで、業務の自動化が可能になり、効率的に販売管理を進められます。さらに、在庫管理や顧客情報管理の効率化や、データに基づいた意思決定の促進につながります。
請求書や税務関連書類の出力も容易に行えるため、コンプライアンスの遵守につながります。さらに、業務プロセスの透明性が高まるメリットもあります。
販売管理システムを導入する際には、既存システムを購入して自社仕様に一部カスタマイズして使用するのが一般的ですが、一からオリジナルのシステムを作ることも可能です。
完全にオリジナルの販売管理システムを開発して作るメリットには、次のことが挙げられます。
販売管理システムは、自社の業務フローに合致している必要がありますが、オリジナルのものを作る際には、自社の業務フローに完全に合致するように作ることができます。また機能も、必要なものを必要なだけ開発することができます。また他システムとの連携を容易に行えるようにすることもできます。
販売管理システムでは、顧客の個人情報やクレジットカード番号、取引履歴などの機密情報を取り扱うため、情報漏洩を防止するためにセキュリティは徹底して施す必要があります。オリジナルで開発することで、必要なセキュリティ対策を必要なだけ細かく施すことができるのはメリットといえます。
完全オリジナルの販売管理システムの開発を検討するにあたって、コストや人的リソース、期間などの観点から、一部の機能だけを構築することを検討するケースもあります。その場合は、コストを抑え、短期間で開発できることもあるでしょう。
オリジナルの販売管理システムを作る際には、大きく3つの方法が考えられます。
一部の機能であれば、Microsoft ExcelとAccessを利用して作ることができます。Excelでは商品の数量や単価、在庫数などの数値関連情報を入力し管理できます。Accessはデータ管理が可能なアプリケーションであるため、大量のデータを効率的に管理し、検索も容易に行えます。
すでに世の中には、ExcelとAccessで売上管理、在庫管理、請求管理といった各管理業務ごとに最適化されたテンプレートがインターネット上で多数配布されています。それらを自社仕様に変更すれば、容易に始められます。また、売上データを参照し、自動で伝票を作成する機能なども、関数やマクロ、ピボットテーブルなどを利用すれば作ることができます。
ExcelやAccessはすでに社内に導入されていることが多く、テンプレートを利用することで、コストを抑えながら手軽に取り組めるメリットがあります。一方で、データ量が増えすぎると動作が重くなる、リアルタイム更新・共有がむずかしいといったデメリットもあります。
販売管理システムを手軽に開発できるツールを利用する方法です。あるツールでは、テンプレートが容易されており、それをカスタマイズすれば手軽に始められます。初心者向けのツールは、プログラミング不要で簡単な操作だけで機能を実装することができるため、誰でも扱いやすいメリットがあります。
一方、テンプレートの有無で難易度が変化する点や、プログラミングが必要なシステムは社内で対応できないことがある点などのデメリットもあります。
1と2は社内で自作できる方法ですが、社内で実施するのが難しかったり、機能的に不足することもあるでしょう。その場合には、システム開発会社に外注して開発してもらう方法があります。
この方法は、1と2のデメリットを解消できる一方で、外注コストと期間を多く見積もっておかなければなりません。また、市販の既存販売管理システムをカスタマイズしたほうが効率的であることもあるため、一から完全オリジナルの販売管理システム開発を外注する前に、複数の選択肢を検討するとよいでしょう。
販売管理システムの開発を外注するには、次のポイントを押さえるとよいでしょう。
外注による開発は、コストが高くなりがちであるため、長期的に、運用面も考えてコストパフォーマンスの観点から検討するとよいでしょう。開発後に、販売管理システムがもたらす効果はどのくらいなのかを数値化し、算出することでコストパフォーマンスを明らかにします。
コストの問題を解決する手段として、補助金や助成金を利用する方法があります。システムを一から開発する際に適用されるものを選びましょう。
要件定義を外注するシステム開発会社と合意形成を図りながら進めていくことが重要です。要件定義とは、システム開発の初期段階で、必要な機能や要件をまとめることです。現状の販売管理フローを洗い出し、課題を解決するための要件を出します。システムの専門知識を要する部分については積極的に開発会社の意見を取り入れましょう。
要件定義をしっかりと作っておけば、自社にとって最適なシステムを構築することができます。
開発会社選定の際には、アフターフォローの手厚いところを選びましょう。運用開始後に、不具合が出たときに迅速な対応をしてもらえることは重要です。また課題を解決できているか、システムの効果測定を行い、問題があれば改善していくスタンスが重要です。そのためにも長期的にパートナーになってくれるような開発会社選びを進めましょう。
販売管理システムの作り方をご紹介しました。社内で内製するほか、開発会社に外注する方法もあるため、ケースに応じて最適な方法を選ぶことが重要です。
もし販売管理システムの導入・開発でお困りの場合は、システムクレイスにご相談ください。
当社では、30年に渡り、システムの導入・運用を行ってきた実績と経験をもとにご支援しております。販売管理選定支援サービスとコンサルティングサービスの2つのサービスご提供しており、製品については中小企業に最適な11の販売管理システムよりご提案可能です。
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