基幹システムは、企業の主要な業務プロセスを支え、統合的に管理する情報システムです。具体的には、企業の日常業務を支える様々な機能を統合し、データの一貫性と効率的な業務運営を実現するシステムのことを指します。
基幹システムは、会計、財務、人事、販売、製造、購買、在庫管理など、企業の主要な業務プロセスを一つのシステム内で統合的に管理します。
基幹システムは、企業の主要な業務プロセスを支え、統合的に管理するための重要なシステムです。その導入と適切な運用は、業務の効率化、データの正確性と一貫性、迅速な意思決定、コスト削減、リスク管理、競争力の強化に大きく寄与します。企業が市場で成功を収めるためには、基幹システムの適切な活用が不可欠です。
基幹システムを導入することによって、企業は競争力を強化し、持続的な成長を実現することができます。
以下に、基幹システム導入による代表的な利点を紹介します。
基幹システムは、企業の各部門の業務プロセスを統合し、手動で行われていた作業を自動化することで、ヒューマンエラーの減少と業務の迅速化が図れます。また、システム仕様でプロセスを標準化することにより、属人化を減少させます。その結果、部門間の情報共有と連携がスムーズになるため、時間と労力が節約されます。
基幹システムは、業務の効率化と最適化を通じて運用コストの削減を実現します。
システム化により、正確な在庫情報に基づいた在庫管理が可能になり、在庫過剰や不足を防ぎ、保管コストや在庫コストを削減できるほか、重複した作業やデータ入力がなくなり、無駄なコストが削減されます。
基幹システムは、企業内の全てのデータを一元管理し、データの一貫性と正確性を保証します。
具体的には、全ての部門が同じデータベースをリアルタイムで共有するため、データの整合性が保たれ、迅速な意思決定や
経営判断に必要なレポートを迅速に作成することが可能となります。
基幹システムは、データの透明性と一貫性を高めることで、リスク管理とコンプライアンスを強化します。
データの一元管理とアクセス権限の厳格な管理により、不正行為を防止し、データの履歴やトレースが可能なため、監査対応が容易になり、法令遵守を徹底できます。
基幹システムの導入は、企業の業務効率化、コスト削減、データの一元化、意思決定の迅速化、顧客満足度の向上、リスク管理の強化など、多くの具体的な利点をもたらします。
基幹システムの導入は、企業に多くの利点をもたらす一方で、いくつかの問題点や課題に直面することもあります。以下に、基幹システム導入過程でよく遭遇する問題点と対策を紹介します。
基幹システムの導入には、ソフトウェアライセンス費用、ハードウェア費用、インフラ整備費用、システム開発費用など、多額の初期投資が必要です。また、プロジェクトが進行するにつれて、当初想定していた予算を超過してしまう場合があり、企業に大きな負担となる可能性があります。こういった場合、一度に全ての機能を導入するのではなく、優先順にをつけて段階的に導入することで初期投資を分散することが出来ます。
基幹システムは多くの業務プロセスを統合するため、導入には複雑なプロジェクト計画が必要です。そのため、計画通りに進まないことが多く、導入期間が長期化する傾向にあります。
対策として、経験豊富なプロジェクトマネージャーを配置し、適切なプロジェクト管理手法を適用し運用することが考えられます。プロジェクトには明確なマイルストーンを設定し、進捗状況を定期的にレビューし、スケジュール進行の問題の検知と対策を行います。
新システムに慣れるまでの間、従業員が混乱し、業務効率が一時的に低下することがありえます。またシステム切替前のテス
ト時には、既存の運用と並行してテストを行う為、現場の負担が増えてしまいます。
そのような状態になることを回避するためには、業務の閑散期を狙ってシステム導入とテストを計画し、業務への影響を最小限に抑えます。
既存システムから新システムへのデータ移行は複雑であり、データの整合性や完全性を確保するのが難しい場合があります。古いデータの中には不正確なものや重複しているものが含まれていることが多く、データクリーニングに多くの時間と労力が必要です。
移行データのうち、実績の明細データなどは、システムによっての差異やコストも大きく必要とするため、マスタデータなどのデータのみを移行し、実績データに関しては、旧システムの管理資料を参照用に保存しておいたり、旧システムを一時的に参照用として、限られた利用者のみに公開できるように保持するなどを行うことが考えられます。
企業の特有のニーズに対応するためにシステムをカスタマイズする必要がありますが、過度のカスタマイズはシステムの複雑さを増し、保守性を低下させることがあります。また、カスタマイズには多大なコストと時間がかかるため、プロジェクト全体のスケジュールと予算に大きな影響を及ぼします。
そのため、可能な限りパッケージ標準に合わせた運用に変更できないか、注意深く検討する必要があります。
新しいシステムの導入に対して従業員が抵抗感を持ち、導入がスムーズに進まないことがあります。
多くの場合、情報共有不足からくる不安によるものであるため、導入プロセスに従業員を積極的に参加させ、システムへの理解と受け入れを促進します。
基幹システム導入手順と注意点を解説します。
プロジェクト計画
目的と目標を明確化し、プロジェクトチームを編成します。予算とスケジュールを策定します。
導入の目的と目標を全ステークホルダーに共有します。
要件定義（自社内）
現状分析を行い、各部門から要件を収集して具体的な要件定義書を作成します。
各部門のニーズを反映し、将来的なニーズも考慮します。
ベンダー選定
提案依頼書（RFP）を作成し、複数ベンダーの提案を評価・選定します。
価格だけでなく、実績やサポート体制を重視します。
要件定義（ベンダー）
ベンダーと共に再度自社の要件と、ベンダーの提案するシステムでの運用やカスタマイズ内容について確認を行います。
この工程により、ベンダーのRFP回答による想定とのギャップを抽出し、自社の運用に適した内容に見直しを行います。
なお、一般的にこの工程で見直した結果で、ベンダー側から以降の工程に対して再度見積もり提示が行われます。
設計と開発
システム設計を行い、開発・カスタマイズを実施します。通常は、ベンダーが詳細な設計を行う前に、ユーザ側から見た基本仕様について認識合わせを行います。
データ移行
データクリーニングを行い、テスト移行・テスト運用を経て本番移行します。
テスト
ユニットテスト、統合テストは通常ベンダーが行います。導入企業はユーザ受け入れテストを実施し、システムの動作を確認します。
各段階でのテストを徹底し、早期に問題を発見・修正します。
トレーニングとサポート
従業員に対するトレーニングを実施し、サポート体制を整備します。
これにより、業務プロセスの変化に対する従業員の抵抗を最小限に抑えます。
評価と改善
導入効果を評価し、継続的な改善を行います。
従業員教育
十分なトレーニングを提供し、サポート体制を整えます。
ベンダーと緊密に連携し、問題発生時には迅速に対応します。
これらの手順と注意点を守ることで、基幹システム導入を成功に導くことができます。
基幹システムの導入には、いくつもの課題や注意点があり、それを全て自社だけで対応するのは大変困難です。信頼のおけるベンダーを選定し、ベンダーと連携してシステム導入を進める必要があります。
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