販売管理業務は、ものを販売する際には必ず発生する業務であり、効率的に行う必要があります。近年は販売管理システムの活用により効率化が進んでいますが、そうした中、kintoneを連携させて、より効率化を進めることが目指されています。
今回は、販売管理にkintoneを導入する際のポイントや事例をご紹介します。
販売管理業務は、kintoneを用いて実施することができます。
kintoneとは、サイボウズが提供するクラウド型のプラットフォームです。プログラミングなしで、誰もが手軽に業務アプリを開発できる点が特長です。顧客管理や案件管理、勤怠管理、日報、経費精算、問い合わせ管理など、多岐に渡るアプリが開発できるほか、部署間やチームメンバー同士のコミュニケーションに適したSNS機能も備えています。
販売管理とは、企業が販売活動を行うにあたって必要になる、商品の見積もりや受注から販売までの一連の流れを管理する業務です。
請求情報や商品の販売履歴から仕入、在庫管理、顧客情報管理など、販売管理に関わる管理対象は多岐に渡ります。
こうした販売管理は、システムを用いて効率的に管理を行うのが一般的になっています。
販売管理を行う際に、kintoneと連携させることで既存の豊富な機能を駆使することができ、販売管理の効率化が期待できます。
販売管理をkintoneを連携させて実現するには、販売管理システムとkintoneを連携させることが一つの有効な手段です。販売管理システムとは、注文を受け商品の納品を行う物の流れと、納品した商品に対する対価の請求と回収といったお金の流れを管理するシステムです。
販売に関わるあらゆる情報、例えば見積、受注、商品（サービス）の出荷（提供）と納品、検収、請求、入金情報などを統合的にマネジメントし、業務効率と管理精度の向上を図ることができます。
販売管理システムとkintoneは、それぞれ得意とする分野が異なるため、連携させることで、相乗効果が生まれ、より効率的な販売管理が実現します。
kintoneは、データ分析と集計、グラフによる可視化、入金期日や契約の更新期日などのアラートを出すといったことが可能です。販売管理システムではこれらの機能が備わっていない場合は、kintoneを連携させるメリットは大きいといえます。
また、kintoneはデータを一元管理して情報を共有することも得意です。販売管理システムと連携させることで販売データをkintoneに集めることができます。社内の他の営業データや顧客管理データなどがそろえば、営業活動などに役立てることができるでしょう。
さらに、kintoneの特長の一つである、コミュニケーション機能が充実している点も、販売管理システムにはないメリットを追加してくれます。部署間で販売管理に関するコミュニケーションは頻繁に起こり得ることから、コメント機能やスレッドによるコミュニケーションができるkintoneなら、より効果的な販売管理を実現します。
kintoneは柔軟なカスタマイズが可能であり、各企業のニーズに合わせたアプリケーションを簡単に作成できます。例えば、在庫管理や販売予測、顧客フォローアップなど、販売管理における特定の課題に対して専用のアプリを構築することが可能です。
これにより、販売活動の効率化だけでなく、顧客満足度の向上も期待できます。kintoneはクラウドベースのプラットフォームであるため、インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能です。
これにより、リモートワークや外出先での業務も円滑に行うことができます。さらに、kintoneのモバイルアプリを利用すれば、スマートフォンやタブレットからも簡単にデータの確認や入力ができるため、現場での迅速な対応が可能です。
これらの特長を活かして、kintoneを販売管理に導入することで、業務の効率化と情報共有の促進を実現し、企業全体の競争力を高めることができるでしょう。
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実際に販売管理システムとkintoneを連携させる際のポイントを解説します。
販売管理システムとkintoneを連携させる意味を充分に理解した上で、目的を持って連携させましょう。このとき、販売管理システムが担う役割と、kintoneが担う役割を適切に分担することが重要です。
例えば、既存の販売管理システムではなかなかデータの可視化ができていなかったという課題があった場合、kintoneで集計や分析、グラフ化を行い、可視化することを目的に連携させるといったことも考えられます。それぞれの得意分野を活かしながら補え合える連携ができると良いでしょう。
先述の通り、販売管理システムとkintoneはそれぞれ得意分野が異なります。それぞれの特性を理解した上で、必要なカスタマイズを進めることが重要といえます。
kintoneで外部システムと連携させる開発時には、API機能やプラグインをうまく活用して進めることが有効です。APIとは、「Application Programming Interface（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）」の略称で、プログラムを通じてアプリケーションなどを利用するための「接続口（インターフェース）」を意味します。kintoneには既存アプリが複数備わっており、kintone内で多様なアプリの開発が可能です。このAPIを利用すれば、販売管理システムとデータ連携が行えるようになります。
プラグインとは、インストールするだけでkintoneを手軽に機能拡張できるものです。例えば、販売管理システムと連携するためのプラグインを活用することで、手軽に連携ができるようになります。また、プラグイン自体に販売管理システムの機能が実装されていることもあることから、手軽に販売管理を進めることができます。
kintoneと販売管理システムを連携させる際には、販売管理システムのデータをkintoneに取り込むことなるでしょう。その際、ただ連携させるだけでなく、より効率的に行うことをおすすめします。例えば、販売管理システムの売上情報をただkintoneに登録するのではなく、kintoneに蓄積されている案件情報と紐づけて連携させることで、よりデータの意味が生まれ、集計も行いやすくなります。
連携の際には、販売管理システムとkintoneのデータ構造や運用方法の違いにも注意が必要です。
販売管理システムは多くの場合、複雑な業務フローに基づいた設計がなされていますが、kintoneはその柔軟性から、比較的簡易なカスタマイズや拡張が可能です。
そのため、システムの統合時には、両者の機能や操作性を統一するための調整が不可欠です。また、データのリアルタイム同期や、セキュリティ面での配慮も重要な課題となります。
特に、顧客情報や財務データなど機密性の高い情報を扱う場合は、データ連携の際に十分なセキュリティ対策を講じる必要があります。定期的なバックアップやアクセス権限の管理も、システムの安定運用を支えるための基本的な取り組みです。
実際に、販売管理にkintoneを連携させて実現した事例を見ていきましょう。
ある生活サービス事業を行う企業は、顧客からの注文に応じて取引先となる各ショップに商品を発注し、家庭に届けるショッピングサイトを運営しています。
従来は各ショップとExcelで商品情報や発注書・支払通知書などのやり取りを行っていましたが、手作業ゆえに品質や業務効率が低く、Excelのファイル破損による支障も生じている状況でした。
そこで受発注業務をExcelからkintoneへ代替しました。Webフォーム入力が可能なプラグインであるFormBridgeを通して各ショップが直接Web入力を行い商品情報を登録できるようにしました。kViewerという情報参照できるプラグインも利用しています。
顧客からの注文が入った段階で、CSV形式にて出力した受注情報を含むファイルをkintoneに取り込み、その情報をもとに各ショップへの発注書を作成。そしてメール送信が可能なプラグインkMailerを用いて各ショップへ送付する仕組みにしました。
結果、受発注業務の時間は3分の1ほどに短縮でき、登録ミスなどのヒューマンエラーの回避による業務品質向上にもつながりました。
ある企業は、既存の販売管理システムのベンダーによる運用保守がむずかしくなったのをきっかけに、ブラックボックス化していた課題や業務プロセスが守られていないといった課題への対応を含めた刷新を行いました。
このとき、自社で運用できるようにkintoneをカスタマイズし、販売管理の仕組みを構築しました。販売管理にあたって、案件ごとの関連した情報をkintoneに登録したことで、全社的に共有ができるようになりました。
さらに、kintoneには業務フローをワークフローとして設定して可視化する機能があるため、業務プロセスの遵守面が向上しました。
ある企業は、販売管理システムをkintoneで構築しています。顧客からのサービスへの申し込み管理、営業日報の情報を販売管理に受け渡し、見積書や注文書、請求書の発行もできます。さらに、見積の承認を行うための機能もあります。
これらの販売管理システムの機能は、複数の連携サービスを利用して構築しています。
kintoneを利用することにより、自社に合った項目を実装することができるメリットや、コメント機能による部署間のコミュニケーションが円滑にいくメリットを享受しています。
販売管理にkintoneを導入する際のメリットやポイントをご紹介しました。これから販売管理システムを何らかの方法で構築したり、再構築したりする予定のある方は、kintoneを活用することを検討してみてはいかがでしょうか。
システムクレイスでは、kintoneアプリ開発・カスタマイズと共に販売管理システム選定支援サービスとコンサルティングサービスをご提供しております。幅広い豊富な実績と知見をもとに、貴社に最適なkintoneによる販売管理の仕組みをご提案、および構築いたします。
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