基礎知識

販売管理システムとは

販売管理システムとは、顧客から注文を受け商品の納品を行う物の流れと、納品した商品に対する対価の請求と回収といったお金の流れを管理するシステムです。

販売の流れに沿い、そこに関わるあらゆる情報、見積、受注、商品（サービス）の出荷（提供）と納品、検収、請求、入金などを統合的にマネジメントし、業務効率と管理精度の向上が図れます。

販売管理システムの基本機能構成

導入する販売管理製品や、選択するオプション等により、定義や構成が異なる場合がありますが、販売管理システムには、大きく分けると、販売管理機能、仕入管理機能、在庫管理機能の３つに別れます。

1.販売管理機能

販売管理には、見積・受注・売上時の各情報、見積書、受注管理台帳、売上伝票の情報を入力する画面、伝票をプリンタで印刷する機能を基本機能として有しています。

入力した各伝票情報は、見積→受注→出荷→売上と画面間で引継ぎを行い、変更・画面独自の追加項目のみ入力すればよいのが一般的です。

また多くの場合、売上に対する請求、回収といった債権を管理する機能も含まれています。
なお、物の流れに関する機能として、商品の出荷や出荷伝票を出力する機能を持ちます。

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2.購買管理機能

購買管理には、発注・仕入時の各情報、発注書、入荷・検品の情報を入力する画面、伝票をプリンタで印刷する機能を基本機能として有しています。

入力した各伝票情報は、販売の場合と同様に発注→入荷→仕入と画面間で引継ぎを行い、変更・画面独自の追加項目のみ入力を行います。

また、注文書の出力を行う等仕入予定情報を入力する機能や、注文した商品の入荷・仕入の情報を入力する機能、仕入に対していつ支払うのか、いくら支払ったのかを管理する機能などを販売管理機能と同様に基本機能として持っています。

3.在庫管理機能

在庫管理機能は、現在自社では在庫をどれだけ持っているのか、在庫状況を確認する機能を有し、必要に応じで在庫の移動や棚卸を行う事が出来ます。

多くの場合在庫は商品単位に加え倉庫別、製品や設定によってロット別の在庫管理が行えます。

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4.その他共通的な機能

多くのシステムは、画面で入力する方法以外に、特定の形式のエクセルファイルやCSVなどを取込み・出力する機能を有しており別のシステム、取引先からのデータでの伝票登録などが行えるようになっています。

販売管理システムとERPパッケージの違い

販売管理システムとERPは似通っている面もありますが、厳密には両者は異なります。
販売管理システムとERPの相違点をご紹介します。

●管理の対象
販売管理システムは顧客から注文を受けてから製品を販売するまでの、商品とお金の流れを管理するシステムになります。一方、ERPは一部の業務に限定せず、企業経営に必要な情報（販売、物流、生産、会計、人事など）を管理するシステムになります。製品によっては、ERPの1パッケージとして販売管理システムが提供されている場合もあります。

●導入目的
販売管理システムは販売管理業務の効率化を目的として導入されますが、ERPは在庫データや顧客データ、人事データなどの他の業務データも連携させて、経営判断に必要なデータを一元管理することを目的としています。ただ、販売管理システムの製品によっては他システムとの連携を行うことができるものも多数登場してきています。

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中小企業が販売管理システムを選定する際のポイント

中小企業が販売管理システムを選定する際のポイントをご紹介します。

●中小企業が抱える販売管理の課題
販売管理システムの導入検討をする中小企業が抱える課題としては、以下があげられます。
・入力作業などを手作業で行うためミスが発生しやすい
・多様な販売チャネルを一括管理ができていない
・販売情報を経営に役立てられていない

取引数が少なければ、従来通りのやり方でも問題はないかと思われますが、取引数が増えてくると、上記のミスなどが増え、顧客とのトラブルにもつながってしまいます。
そういったリスクを避けるためにも、販売管理システムの導入は効果的です。

●中小企業が導入しやすい販売管理システムの特徴
中小企業が導入しやすい販売管理システムの特徴としては、以下があげられます。
・導入コストが安価に抑えられる
・一定期間のトライアルが可能である

導入前に複数の製品を試すことで、自社に合った販売管理システムが明確化され、足りない機能などを把握することができます。それをもとに販売管理システムを選定することをおすすめします。

●中小企業向けの販売管理システムの選定のポイント
・現状の課題に対して、求める機能を整理する
・自社の業種や事業規模に合った販売管理システムを選ぶ
・操作性など導入後の運用面を確認する

前述にもありますが、販売管理システムに何を求めるかを明確化させましょう。複数の製品を試しながら、何を優先すべきなのかを考慮し、優先順位をつけることが重要です。
また事業規模や業種ごとにパッケージ化された製品を選ぶことや、事業規模に合った販売管理システムを選ぶことで、コストや手間を抑えることも可能となります。多機能であればコストも高額になるので、求める機能を整理しながら比較しましょう。また実際に導入後に運用がされないといったケースもあるため、誰でも使える仕様になっているのか、なども事前に確認をしておきましょう。

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業種ごとに販売管理システムに必要な機能は変わる

さまざまな販売管理システムがある中で、業種によって必要とする機能や範囲が異なるため、自社の業種にあった販売管理システムを選定することが重要です。今回は卸売業・製造業・小売業で必要となる機能を紹介します。

1.卸売業

卸売業は製造業・小売業の中核に位置しているため、リアルタイムでの在庫管理やスピーディな出荷対応・一括売上計上、豊富な単価管理機能など、さまざまな機能が販売管理システムに求められます。また卸売業は製造業や小売業など、取引先の数も多く、管理業務が非常に重要となります。情報管理をクリアにすることで、管理業務でのミスは減り、作業効率の改善にもつながります。一般的な業務課題から選ぶことも重要ですが、自社のビジネスにあわせて選定をすることが重要なポイントの1つとなります。

2.製造業

製造業の場合、製造拠点ごとに在庫が分散・重複するなど、正確な情報が把握できず、無駄が生じ、コスト高となっているといった課題がよくあります。在庫管理の精度向上を目的とした販売管理システムを導入することで、分散しているデータを一元管理し、適正在庫量を把握することで、コスト削減が実現できます。
また生産管理システムなどの外部データとの連携が優れている、図面などのドキュメントと連携ができる機能も備わっていると、作業に役立つ場合もあります。

3.小売業

小売業の場合、売上管理やPOSシステムとの連携が優れているのかという点を確認しましょう。売上動向などをあらゆる観点から分析することで、どういった商材が今売れ筋なのかなどを把握することができ、効果的な販売戦略の立案も可能となります。小売業において、販売管理データの蓄積が重要となるため、一般的な管理業務面ではなく、自社の戦略にあわせた形で選定することをおすすめします。

販売管理システムの費用相場

販売管理システムの費用の相場は会社規模やカスタマイズの有無によって様々であるため、10万円～700万円以上とかなり幅広いレンジとなっています。
既に販売されているツールを導入するだけであれば、初期費用15～20万、月額費用1.5万円～5万円と比較的安く抑えることができます。

また、パッケージ版かクラウド版かによっても費用相場は変わってきます。
パッケージ版の場合はクラウド版に比べて初期費用は高額となりますが、維持費は低く抑えることができます。一方、クラウド版は初期費用は低く抑えられることができますが、維持費はクラウド版と比較すると高額となります。
上記の通り販売管理システムの費用相場は幅広いレンジとなっていますが、中小企業や小規模事業者の場合は、補助金を使用することも可能となり、導入費用を抑えることが可能です。詳細は後述にて紹介をしています。

販売管理システムの料金比較はこちら販売管理システムのパッケージ標準が自社に合うかどうか不安

販売管理システムの導入に対応した補助金制度とは

前述にて販売管理システムの費用相場を紹介させていただきましたが、中小企業の場合、販売管理システムに興味があっても、費用面を理由に導入ができずとどまっている中小企業も多いのではないでしょうか。費用面の問題を解決する手段として、補助金の制度があります。今回は代表的なものを2つご紹介いたします。

●IT導入補助金
IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者などの生産性向上が期待できるITツール導入時に活用できる制度です。
導入費用だけではなく、保守費用も申請の対象となりますが、すべての販売管理システムが補助対象となるわけではありませんので、その点は注意しましょう。

IT補助金2022公式サイト

●小規模事業者持続化補助金
小規模事業者持続化補助金とは、小規模事業者などが持続的な経営に向けた、販路の開拓や、生産性向上の取り組みに対して、費用の一部を支援する制度です。

業種による利用機能の違いとパッケージ選定

前述の「販売管理機能」、「購買管理機能」、「在庫管理機能」は小売業、卸売業向けの代表的な必要機能ですが、「製造業」の場合は更に「生産管理」機能が必要なります。

システム導入時検討時には、製品より対応する機能が異なってくるため、自社の業種や業界で必要な機能をもった製品の選択を行わなければなりません。製品によって、どういった業種・業界でよく使われているのか、などの導入事例も参考にしながら選定を行うと良いでしょう。

自社の業務をカバーする製品が何か迷われた場合は、システムクレイスの販売管理選定支援サービスの御利用いただき、過不足のないシステムの選定を行ってください。

販売管理選定支援サービスパッケージ型の販売管理システムが自社に合う場合とは

販売管理システムの導入事例

販売管理システムを導入した事例をご紹介します。

●輸入販売業
・選定における課題
以前導入していた販売管理システムは最低限の機能を備えていたが、自社向けのシステム修正が行えず、手作業での対応を個別行っておりました。会社規模の拡大していたこともあり、より自社に合った販売管理システムの導入を検討しました。

・選定時の流れ、決め手
現状の業務と課題について簡易診断を実施し、基本的機能が充実し、またカスタマイズや拡張性があることや、データの集計が簡単にできる点を考慮し、新たな販売管理システムを導入しました。
また導入の際には、補助金制度を活用し、導入費用を抑えて導入ができました。

・導入後の効果
以前のシステムの際は、資料作成に1日がかりだったものが、集計作業が一瞬で終わるようになり業務効率化を実現しました。

●食品業
・選定における課題
以前はオーダーメードしたシステムにて管理を行うも、システムが時代とともに複雑化し、システム変更が急務となりました。またシステムの専任者もおらず、選定基準も定まっておりませんでした。

・選定時の流れ、決め手
自社の業界にあった標準的なパッケージがないか提案を受け、各製品のデモンストレーションを実施。
候補となった製品の中から、以前使用していたシステムと違和感なく使え、比較的安価で、食品業界でも豊富な導入実績があった販売管理システムを導入しました。

・導入後の効果
初めての人でも入力作業が簡単で、教育の手間の削減に成功。
またデータ抽出機能も標準実装されている販売管理システムであったため、以前の販売管理システムよりも容易に対応することができ、業務効率化を実現します。

食品業界に特化したシステムによる業務の効率化