基礎知識

Excelで販売管理はできるのか

Excelは多くの事務処理用のPCにも導入されており、改めて別途ソフトウェアの導入が不要な場合が多く、ソフトウェアの導入コストがかからず、気軽に始めることができます。
実際、見積書や請求書などであれば、Excelで作成している企業も多いものと思われます。

Excelはデータの集計、絞込、別表の参照など販売管理を行ううえで、便利な機能を持っております。
表だけでは実現が行えない複雑な処理も、マクロやVBA（Visual Basic　for Applications）を利用することにより実現することができます。そのため、条件によっては、Excelを利用して販売管理を行うことは可能であるといえます。

売上管理とは？エクセルで行う際のポイントを解説

では、販売管理システム製品は不要で、Excelだけで十分な販売管理を構築できるのでしょうか？

Excelで販売管理を行う際のメリット

Excelで販売管理を行う際のメリットを紹介します。

1．コストをかけずに販売管理を行うことができる
企業のパソコンにはExcelが標準装備されているケースが多いため、販売管理システムを購入する必要がなく、コストをかけずに運用が可能となるため、コスト面で導入がしやすツールとなります。

2．Excelの関数の知識があれば簡単に作成できる
Excel関数の知識があれば、簡単に販売管理表を作成することができます。販売管理を行う際の、複雑な計算式も関数を活用することで、入力するだけで自動計算してくれるため、データ分析も可能となります。
また専門知識や経験がなくても、自身で調べれば必要な情報を取得できるため、手軽に利用が可能となります。

3．カスタマイズができる
Excelには決まったフォーマットがないため、自社の要望に合わせて、自由なカスタマイズができ、自社専用のフォーマットを作成することが可能です。

Excelで販売管理を行う際の課題

Excelでの販売管理の運用に関しては、以下のような課題があり、自社の状況と照らし合わせ長い目で見た検討も必要です。​

1. 現場での問題点

① Excelの高度な知識
例えば、見積書や納品書などを用紙単位、伝票単位で単価や数量を入力すれば金額計算するといったものであれば、簡単なExcelの数式の知識があれば作成可能ですが、これを納品書のデータから以下を実現する場合、高度な知識が必要になります。

・締め日毎に請求書を作成する
・月別の売上管理表を作成する
・在庫管理表を作成する

② 情報の正確度・作業時間の問題
Excelの知識レベルが管理したいレベルに不十分な場合、Excel上での手作業管理が増え、二重入力や入力漏れが発生し、情報の正確性が低くなり、作業時間が販売管理システムを利用した場合と比べて作業時間が長くなります。

③ ブラックボックス化や属人化
高度に作りこんだExcelは、作りこんだ当人にしか詳細がわからず、退職により変更や修正が出来なくなった　などは現場でよく発生する問題です。

2. 経営層から見た問題点

① 人件費や残業代
販売管理システムを利用した場合に比べ、手作業に依存する度合いが多い為、作業時間が多くかかり人件費や残業代が多くかかる傾向があります。

② データの即時性
Excelでの管理する場合、各シートの情報を必要に応じて集計する必要があり、集計作業には時間を要します。
販売管理システムを利用した場合、納品書のデータは即時に在庫や統計データに反映されますが、Excelで同様の機能を実現にするには高度な作り込みが必要となります。

③ 内部統制・セキュリティ上の問題
Excelではファイルにパスワードを設定することは出来ますが、修正履歴を自動的に保持するようなことが出来ず、内容の変更を統制することが困難です。

上記の通り、Excelによる販売管理には様々な課題がありますが、これらの課題は、販売管理システムを活用することで解決できます。​

販売管理システムの導入メリットとは​

前述にてExcelでの販売管理は条件によってはうまく活用することが可能となりますが、その一方で、様々な課題があることが分かりました。​
本章では、販売管理システムを導入する際のメリットをご紹介します。​

1.販売管理システムとは

販売管理システムとは、顧客から注文を受けた商品の受注から納品までの商品やお金の流れを管理するシステムです。販売管理システムを導入することで、商品の管理に関する業務から、お金の管理に関する業務などを一元管理し、業務の効率化が実現できます。​

販売管理システムとは？選定のポイントや業種別の事例を紹介

2.販売管理システムの導入メリットとは​

・ミスの防止​
Excelでの管理から、販売管理システムへ移行することのメリットとして、ミスの防止がメリットとしてあげられます。販売管理システムでは手作業での対応がなく、見積書や請求書への記入ミス、代金の回収漏れなどを防ぐことができ、また確認作業の工数も削減できることで、顧客からのクレームといったトラブルを防ぐことが可能となります。​

・売上実績の分析が可能に​
販売管理システムのデータ管理・分析機能を活用することで、販売戦略や売上予測を正確に行うことができます。繁忙期などを事前に把握することで、在庫数の確保、適切な人員配置など、精度の高い戦略の立案が可能となります。​

・リアルタイムでの情報共有が可能に​
部署間や従業員間などの業務工程での区分をすることなく、一気通貫での情報共有が可能となり、​情報伝達がスムーズに進むことで、各業務の工数削減が可能となります。​

販売管理システムを導入する前のポイント

販売管理システムを導入する前に意識すべきポイントを3点紹介いたします。

1. 導入する目的を明確にする

システムの導入は課題解決の手段であるため、システムによって解決したい問題や、実現したいことを明確にする必要があります。それが行えていないと、導入による改善が望めないほか、不要な機能に費用を支払うこととなります。

2. 自社の業種向けのシステムを検討する

販売管理システムは一般的に　受注・売上・請求・入金　といった業種に依らない共通的な機能がありますが、業種によって細かな機能が異なってきます。自社の業種にあった製品を選択することは非常に重要です。
業種で必要となる機能の例を挙げると、賞味期限の管理は食品を扱う業種では必要ですが、全ての業種で必要な機能ではありません。また、商社などの場合自社で在庫は保有せず、取引先からの注文を受け付けるとともに、同時にメーカーへ発注を行う機能なども、省力化には必要となります。
製品により特定業種向け謳われている場合や、業種向けの導入事例が紹介されていたりするので、検討時のポイントとして意識しましょう。

3. カスタマイズも考慮する

製品により対応可否が異なりますが、自社業務の特徴によりカスタマイズが必要となる場合があります。
昨今では極力カスタマイズは行わずに製品の機能に、運用を合わせる方針も多く取られます。しかし、運用変更方法が、手作業やシステム外での対応である場合、システム導入コストが低減されても、運用にかかわるコストが増大してしまう場合があるため、吟味の上カスタマイズも顧慮すべきです。

販売管理システムの導入形態と特長

販売管理システムの導入形態は、大きくわけるとオンプレミスとクラウドの2形態に分かれます。
以下に、それぞれの概要と特長を御説明いたします。

1. オンプレミス形態について

オンプレミス（on-premises）とは自社でソフトウェア・ハードウェアを保有・管理する運用方法です。「自社運用」、「オンプレ」などとも呼ばれます。後述のクラウドと区別する為に従来型のシステム構築方式をこのように呼ぶようになりました。
自社の自前の環境であるため制限が少なく、導入する製品によりますがカスタマイズをするかも含め自社で自由に決められます。
今回のテーマであるExcelでの販売管理システムを運用した場合も、オンプレミスとして分類されるでしょう。
自由に決められる反面、自社で維持管理を行う必要があるため、管理のコストと、ハードウェア・ソフトウェア共にメーカーの保守期限が切れた場合などに、システムを刷新するコストが発生します。
なお、複数のPCから同時利用を想定しない、小規模企業向けの所謂箱売りのパッケージ製品などもこの形態に含まれ、一般的にはカスタマイズは行えません。

2. クラウド形態について

クラウドは販売管理システムといったソフトウェアだけでなく、従来型では自社で保有していたサーバリソースも、クラウドサービスを提供する側が所有しており、カスタマイズについてはパラメータカスタマイズと呼ばれる、製品の設定により一部動作を変更するなど限られた範囲での変更となるのが一般的です。
費用に関してはオンプレミスに比べ販売管理システムを動作させるサーバ機のハードウェアが不要で、ソフトウェアも月額の課金となるため、初期費用が少額となり導入しやすく、バージョンアップ時もクラウドサービスのサービス内で提供され特別な費用がかからないといった特長があります。

まとめ

Excelでの販売管理は構築可能ではありますが、俗人的な管理が行われ維持管理が難しいためExcelでではなく、販売管理システムを導入することをお勧めします。

導入にあたり、導入形態や業種向けの対応などの検討でお困りであれば　是非システムクレイスの導入支援サービスにお声がけください。