基礎知識

在庫管理とは

在庫管理とは、製品や原材料など企業活動を行うために必要な品物を、何処にいくつあるのかを把握し、必要となる量を必要なとなった場所へ供給出来るように行うルールや活動のことをいいます。

在庫管理の目的は、適正在庫を保つことにあります。適正在庫を保つことで、企業の利益を増やすことにもつながります。

在庫管理の業務課題

在庫管理のよくある業務課題としては、以下のようなものがあげられます。​

課題１　有効な在庫の把握が難しい

在庫があるうち、受注済みで未出荷状態であるものの把握は、システム化がされていない状態であると、担当者間の認識合わせが難しく、納期回答や在庫確保に手間がかかり、意図せぬ在庫不足を引き起こすこともあり得ます。
また、発注残（入荷予定）や受注残を加味した管理を行えれば、さらなる有効な在庫の把握が行えますが、システム化を行わないで、紙やエクセル（Excel）での帳簿管理をするのは、手間と精度の問題が発生しやすくもあります。​

課題２　在庫情報の精度が低く、管理業務に手間がかかる

業務における、販売や仕入に伴う出荷・入荷、保管場所の変更による在庫の移動、その他理由による入出庫など在庫が変化する頻度が多いため、それにともないミスも多くなります。
在庫情報に誤りがあると、想定外の在庫不足による納期延期やそれよる機会損失、過剰在庫によりさばききれず品質保証のため廃棄などによりロスが生じ、生産性が低下してしまいます。

課題３　適切な在庫数を把握できず、過不足が発生する

適切な在庫数を把握するための一つの手法として過去の実績を元に予測をする方法などがありますが、実績の集計を取るのもシステムがない場合、簡単なことではありません。どの時期にどのぐらい必要になるのかの需要予測をもとに適切な発注業務をおこなわないと在庫に過不足が発生してしまいます。

在庫管理を効率化するメリット

在庫管理を行うことによるメリットをいくつか以下で解説いたします。

メリット１　生産性の向上

在庫管理を行うことより、無駄な時間が減り、納期を短縮することが出来るため生産性が向上します。

メリット２　在庫過不足の減少

在庫不足を回避することを重視しすぎると、余剰在庫が発生してしまい、現金が無用に減ってしまいます。
余剰在庫を意識しすぎると、在庫不足が発生し、機会損失が発生し、売上が減ってしまいます。
在庫管理をすることで、適切な在庫の維持がしやすくなり、資金繰りも行いやすくなります。

メリット３　倉庫スペース確保と商品ピッキングの効率向上

倉庫内の整理を行い、棚番を管理することなどにより、スペースを有効活用し、商品をピッキングする際の効率が高まります。

エクセル（Excel）で行う在庫管理のメリット・デメリット​

エクセル（Excel）での在庫管理の運用に関しては以下のようなメリット・デメリットがあるため、自社の状況に合わせて、実施することが重要です。​
まずはメリットからご紹介します。エクセル（Excel）での在庫管理を行う利点としては、以下があげられます。​

１．馴染みのあるツールなため簡単に始められる​
２．入力・編集・管理がしやすい​
３．低コストで始められる​

1つ目のメリットは、エクセル（Excel）は既に企業で利用されているケースが多く、またビジネスパーソンであれば、エクセル（Excel）の使い方を理解している人が多いため、すぐに利用を開始できることがあげられます。​
2つ目のメリットは、紙などの在庫管理表と比較して、入力・編集・管理がしやす点です。エクセル（Excel）での在庫管理を行う場合、紛失リスクも少なく、バックアップも取れるため、管理も非常に楽に行えます。​
3つ目のメリットは、コスト面です。エクセル（Excel）の場合、すでにインストールされているケースが多く、追加費用なしですぐに始められます。​

在庫管理を紙で行っている企業などは、エクセル（Excel）での在庫管理を検討してみてはいかがでしょうか？一方でエクセル（Excel）での在庫管理には、メリットだけではなく、デメリットもあります。具体的には、以下があげられます。​

１．大規模な管理には不向きである​
２．データの容量に限界がある​

エクセル（Excel）で在庫管理をする際の一番のデメリットとしてあげられるのは、大規模な管理に不向きな点です。全国各地に拠点がある場合など、膨大な量の在庫をエクセル（Excel）で管理するのは難しく、また在庫管理をする担当者が拠点ごとに複数人いる場合は、同時での操作や保存が出来ないため、運用が大規模になる場合は、エクセル（Excel）は不向きです。​
データの容量についても、データ数が徐々に多くなってしまうとエクセル（Excel）ファイルの動作が重くなり、編集時や保存時など、フリーズしてしまうケースも多く、業務時間が増えてしまい、生産性の低下にもつながります。​

販売管理システムの導入で在庫管理を効率化

在庫を管理するためには、エクセル（Excel）や紙等での管理が出来ないわけではありませんが、前述のような問題を解決するためには、在庫情報を適切に更新、共有する必要があります。一方で在庫管理の情報は集約が難しく、反映のミスも発生しがちです。​
販売管理システムを導入すれば、受注、出荷、発注、入荷、移動、出庫、入庫、棚卸といった在庫に関連する情報は一元管理され、各取引の伝票が入力されれば在庫情報に反映されるため、台帳別の情報の2重入力、2重管理などの無駄が減ることにより効率が向上します。
現時点の倉庫にある在庫数だけではなく、受注情報と発注情報（入荷予定）を加味した未来在庫の把握も可能です。
商品が複数の倉庫のうち、どこにあるのかといった検索が可能となるため、在庫の有効利用も行いやすくなり、商品のピッキングも行いやすくなります。
過去の売上データや仕入データなども蓄積され、利用しやすくなるため需要予測も立てやすくもなります。

まとめ

在庫管理における多く問題は、販売管理システムを導入することにより、解決や改善を行えます。
在庫管理をエクセル（Excel）や紙で管理している企業は前述であげたメリットを参考に、販売管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？​
また、今回あげたメリットは多くの製品で実現できるものですが、製品によってはさらなる課題を解決できるものや、価格を抑えるとともに機能が制限されているものもございます。

導入にあたり、数多ある製品からの検討にお困りで有れば、是非システムクレイスの導入支援サービスにお声がけください。