基礎知識

１． 基幹システムの入れ替えが生じるケース

企業の基幹システムは、数年周期で定期的な入替が必要となります。その入替が必要となる原因やきっかけの代表的な例は以下のようなものです。
・サーバやアプリケーションの保守期限が近付いている
・社内のシステム担当者がシステム構築したため属人化がしており、担当者の退職によりメンテナンスが困難となる。

上記の例は、現状のシステム運用を維持するため、消極的な理由でシステムの入れ替えを行うケースとなりますが
それに対して、今後の事業戦略にそって攻めの姿勢でシステムの入替を行う場合もあります。

・DX（デジタルトランスフォーメーション）推進を行う為、従来のシステムからのIT投資判断
・現場の利用者から現行システムに対して改善要望が多くあがっている。

どの様なケースであれ、システムの入れ替えを行わず現行システムの手直しや運用改善で対応を行うことも行えないわけではないですが、入れ替えた場合に比べシステムの建て増し感は否めず、そのままでは目的を達成するために余分なコストがかかることも考えられます。また、技術的な側面からそもそも新たな技術の利用が出来ず、そもそも実現が出来ないこともあり得ます。

2．基幹システムの入れ替えでよくある失敗

基幹システムの入れ替えで失敗する原因を紹介します。

１．入れ替えの目的が明確になっていない
基幹システムに限らず、自社にとって有用なシステムにするには、あらかじめどのようなことが実現したいのか、何を重要視するのかといった、入れ替えの目的を社内で整理をし、まとめることが重要です。

２．現場の意見を反映しすぎてしまう
多くの現場の意見を重視してしまうと、意見がまとまらず、理想的なシステム像からかけ離れた基幹システムに入れ替えてしまうといったケースもあります。現場の意見を聞くことは重要ですが、基幹システムの入れ替えの際には、プロジェクトマネージャーがきっちりハンドリングすることが重要であり、正しい判断ができる体制を作りましょう。

３．自社に合っていないシステム・ベンダーを選定している
基幹システムの目的や理想を明確にしていても、基幹システムの専門知識を持っていなければ具体的な要件を固めるのは難しくなるため、選定する際は、自社の要件整理を的確に行える提案力があるかどうか、また現状や理想像をヒアリングして相談に乗ってくれるかどうか、納品後のサポート体制が充実しているかどうかも確認してから選定することをおすすめします。

3．基幹システムの入れ替えの成功ポイント

システムの入れ替えを成功させるには、以下のような点について注意する必要があります。

1） ベンダーに依存せず、まずは自社内で導入目的をはっきりさせる

前項でのシステム入れ替えの要因と密接にかかわってきますが、何のためにシステムを入れ替えるのかを自社内で明確にする必要があります。目的を自社内で定められていないと、ベンダーに対して提案を受けたい課題を伝えられず、またベンダーの提案内容と自社の要件との適合性を判断することが出来ません。
一般的に、特に中小企業においては社内にIT専門の部門や人材を抱え、社内開発するよりも、外部の開発会社へ依頼する傾向が強い傾向があり、なかなか社内での取りまとめを行うのは難しいことではありますが、システムで実現したいこと、実現したいことの優先順位については自社でまとめ、提示できるように社内体制も含め準備することは大変重要となります。

2） 製品に業務に合わせられるか

システムを現行の自社の業務に合わせて手を入れていくと、開発コストがかさみ、属人的な要素が増えていくため近年は製品の機能に業務を合わせて運用を見直す方針が取られる傾向があります。
製品に業務を合わせるには、利用現場の協力が必要となりますが、多くの場合、現場発信以外のシステムの変化は歓迎されません。
入替に伴う変化のデメリットだけではなく、目的とメリットを理解いただくことが重要です。

3） 税制改正やIT環境の変化に柔軟に対応できるシステムであるか

基幹システムでは、制度の変更などによりシステムの改修が必要なるケースや、利用するIT機器のサポート期限により、システムの改修・刷新が必要となるケースなどがあります。

こういった場合、メーカーは修正・機能アップのプログラムの提供や、場合によってはバージョンアップによる対応を準備しておりますが、保守サービスへの継続的な加入や、別途費用が必要となるケースが一般的であると思われます。入れ替え検討をしているシステムが制度変更や機能追加、またバージョンアップ時にどのようなコストがかかるのか、把握することは重要です。

なお、クラウドの1形態であるSaaS型のシステムの場合、システムの最新化はサービスに含まれており、継続的な利用には安心が出来る反面、自社向けのカスタマイズが出来ない、制限があることが多いため、製品に業務を合わせられるかが鍵となります。

4．どれくらいの期間で基幹システムを入れ替えるべき？

一般的に基幹システムの寿命は14年前後と言われています。一方で基幹システムの入れ替えは、手間やコストが多くかかるため、業務体制などを鑑みて入れ替えの判断をする必要があります。
また古い基幹システムを使い続けることで、処理のスピードの低下や不具合などが発生しやすく、業務効率の低下にもつながります。その他にも、セキュリティ面や維持費用、機能面も限定的な使用となってしまい、顧客満足度の低下を招く恐れがあります。
基幹システムを入れ替えることで、上記の課題が解決できるため、古い基幹システムを導入している企業は、入れ替えを検討することをおすすめします。

5．基幹システムをクラウド移行

近年は基幹システムをクラウドへの移行を検討・選択する企業が増えています。
ここでいうクラウド移行とは、現在利用中のシステムを他社管理のサーバに置くことを指しており、システム刷新時にクラウド型のシステムを選択する場合と異なり、システムの機能はそのままにクラウド化できます。

以下に、基幹システムをクラウドへ移行するメリットを記載します。

・BCP対策として有効
東日本大震災では、被災地の企業の多くでIT機器が破損し、システムの復旧に時間や費用が必要となり、データベースが失われてしまうなど回復困難な障害が発生しました。
クラウドの場合、自社と離れた位置にある災害対策の施されたデータセンターを利用するため、事業所が被害を受けた場合でも被害を受けにくいため、企業のBCP対策として有効です。

・自社の管理コストや運用負担を軽減
クラウドの場合、システムのハードウェア部分の管理・運用はITベンダーが提供するサービスとなるため、システムの運用にかかる自社の負担を軽減することが出来ます。
この管理作業のなかには一般的に、サーバ機の正常動作の監視や、サーバ機に対するセキュリティ対策も含まれます。

・サービスを利用する場所の制限を受けにくい
近年はコロナ過によるテレワークの推進や、営業職の社外からの利用など様々な環境での利用が望まれています。
基幹システムをクラウド化した場合、インターネット環境があれば、社内のデスクに戻らずとも作業が可能となり、様々な働き方に対応し、効率的な仕事が行えるようになります。

6．まとめ

システムの入替を行うには、前向きな目的と現場の協力と理解が重要となりますが、それがそろったとしても、多数あるシステムのなかから、自社に業務に合わせやすいシステムを選定することは、大変難しいことです。

システムクレイスでは、販売管理システムを多く取り扱っておりますが、販売管理システムを検討される際には、それぞれの企業に合った適切な販売管理システムの選定をサポートさせて頂いておりますので、ぜひ一度ご相談下さい。