販売管理は多くの企業で行われている重要な業務であり、効率的に行う必要があるなど課題は多くあります。その課題解決に役立てられているのが、販売管理システムです。
今回は、販売管理とは何かの解説から業務の流れ、業務における課題と解決策となる販売管理システムの選び方まで解説します。
まずは販売管理の概要から目的まで、確認していきましょう。
販売管理とは、企業が販売活動を行う際に必要になる管理業務全般のことで、商品の受注から販売までの一連の流れを管理することを指します。
受注から出荷、請求、仕入、在庫管理まで販売にはさまざまなプロセスがあり、それぞれ受注や請求、仕入、在庫管理、販売履歴、顧客情報など管理の必要な情報も数多くあります。
販売管理は、主に次の目的で行われています。
・販売業務効率化
・利益向上
・顧客満足度向上
販売管理を行うことで、販売プロセス全体を通じた効率化が実現します。プロセスが可視化されれば問題も見つけやすくなり、無駄やミスを減らせることで業務効率化につながります。
そして販売管理の真の目的は、利益を向上させることにあります。販売管理業務では社内のお金の流れを管理し、収支を把握できることから売上や損益を正確に把握できます。売上を上げることができているのかを見定められることで、見直し、改善を図っていくことで、利益向上につなげることが可能です。
また販売管理を適切に行うことで、買い手にもメリットがあります。例えば在庫管理がきちんとできていれば、買い手は必要なときに必要な分の注文が可能になります。また見積書や請求書をスムーズに送付したり、納期や支払い期限の管理を適切に行ったりしていれば、買い手である顧客の満足度も上がるでしょう。
販売管理の業務は、主に次の流れで進んでいきます。
注文に関する問い合わせを受けた後、見積書の作成から契約の締結、受注伝票や注文請書の発行までの受注管理を行います。見積もりの際には、納品する商品の数や種類、納期などを記載して提示します。その後、双方の同意のもとで、契約を結びます。注文書が取引先から送られてくるため、注文請書を送付することで受注が完了します。
自社の商品の梱包などの出荷準備を行い、取引先の指定の場所で配送して納品します。
取引先に請求書を発行して、代金の入金を確認します。請求書は、その都度、案件ごとに発行するケースと、1ヶ月ごとにまとめて発行するケースが多いです。取引先との取り決めによって行います。
銀行振込などで入金を受けることで代金を回収します。入金額と請求書の額が一致しているかどうかを確認し、入金伝票の作成および仕訳を行います。
仕入管理では、商品の製造や、サービスの提供の際に必要になる資材を仕入れる業務を行います。資材の調達先へ見積依頼を出し、発注して送られてきた商品の入荷を管理します。さらに検収を行い、支払いを行います。
在庫管理では、適切な在庫を維持することを目的に、出荷情報や製造情報に基づき在庫数を管理します。受払い、実施棚卸、購買依頼といった業務があります。
受払いでは在庫の入出庫の際に詳細情報について記録します。実地棚卸では定期的に在庫の実際の数量をカウントすることで、データと一致しているかどうかを確認します。購買管理においては、仕入れにおける管理です。在庫がなくなる前に発注して在庫を保持します。
販売管理の業務課題には、主に次のことが挙げられます。
販売管理の業務においては、取引先によって契約条件が異なることから、個別に対応が必要になります。そのため煩雑になりやすく、一律に管理できないのが課題です。例えば、発注方法はメールや電話、FAXといった各々の取引先の都合に対応する必要がありますし、書類の形式が異なったりすることもあります。
販売管理業務のあらゆるプロセスにおいて必要になるのが書類作成です。すべてが自動化されているとは限らず、手入力で行っているケースは少なくありません。その場合、手間と時間がかかるのが課題です。
一連の業務を通じて手入力に伴う誤入力や計算ミスなど人為的なミスが発生しやすいため、それらを極力削減する手立てが求められます。
販売管理は、複数の部署が関わります。そのため、部署間の円滑な情報共有と密なコミュニケーションが販売管理業務の円滑化には欠かせません。しかし、実際は、部署それぞれ異なるツールやシステムを利用しているなど、情報共有がしにくいケースも少なくありません。
これらの課題を解決するために、多くの企業は販売管理システムを導入しています。
販売管理システムは、販売管理におけるデータや業務の流れを管理するシステムです。
販売管理システムを活用するメリットには、次のことが挙げられます。
●業務の自動化と効率化
●在庫管理の最適化
●顧客情報の一元管理
●データに基づいた意思決定
●コンプライアンスと透明性の向上
販売管理システムは、見積もり作成から受注管理、出荷、請求、入金確認までの一連の販売プロセスを自動化することから、手作業でのデータ入力ミスや漏れを防止・削減し、タスクの時間も短縮します。また、リアルタイムでの在庫管理が可能になり、最適化できます。
顧客情報を一元管理することで、顧客対応の質の向上も期待できるでしょう。
また版売データのリアルタイム収集や分析によりデータに基づく意思決定が可能になります。請求書の発行、税務対応などの財務管理もサポートすることから、会計監査の準備が容易になり、コンプライアンスの向上も見込めるでしょう。
詳細に関しては、下記の記事で解説していますので、ぜひあわせてご覧ください。
販売管理システムとは？業種・目的別の選定ポイントとおすすめ製品をご紹介
メリットを十分に得るためには販売管理システムを適切に選定することが欠かせません。主に次のポイントで選ぶことが大切です。
基本的に、現状抱える課題の解決を軸に置き、課題解決にこだわって選定しましょう。開発やカスタマイズの際には追求したい機能は積極的に要求することをおすすめします。
課題は、業種や事業規模によって異なってくるものです。例えば中小企業であれば、手入力の手間や経営へ販売データが役立てられていないといった課題が多く見られます。汎用的だから自社にとって良いシステムであるとは限りません。自社に最適なシステムを選ぶという視点を持ちましょう。
販売管理システムは、他のシステムと同様、運用・保守が必要です。その運用・保守はどの程度、必要になるのかを見越して選ぶことが業務負荷を高めないためにも重要です。
販売管理は、企業にとって重要な業務です。しかしながら、課題を抱えているケースも多く、販売管理システムを導入して解決を目指す企業も少なくありません。
販売管理システムを導入する際には、さまざまな要件があり、目的や解決したい課題に応じて選定することが成功の鍵をにぎります。
販売管理システムの選定にお困りの際には、ぜひシステムクレイスにご相談ください。長年の実績と知見、専門知識および技術により、貴社に最適な販売管理システムの選定をサポートいたします。
また、システムだけでなく業務の見直しから始めたいという方にはコンサルティングサービスもご提供しております。ぜひお気軽にご相談ください。
システムクレイスでは、30年にわたりシステム導入・運用のご支援を行ってきた経験をもとに、中小企業にとって最適な販売管理システムを選定いたします。
専任のSE担当者が現在の販売管理業務における課題の把握、業務フローの整理など、販売管理システムを導入するうえで、抑えておくべきポイント、ご要望の詳細をお伺いした上で、最適な販売管理システムの選定を行う無料相談も行っていますのでお気軽にご利用ください。
Web無料相談に申し込む
050-5526-2215
