基礎知識

販売管理システムとは

販売管理システムとは、顧客から注文を受け商品の納品を行う物の流れと、納品した商品に対する対価の請求と回収といったお金の流れを管理するシステムです。

販売の流れに沿い、そこに関わるあらゆる情報、見積、受注、商品（サービス）の出荷（提供）と納品、検収、請求、入金などを統合的にマネジメントし、業務効率と管理精度の向上が図れます。一般的に、企業内では部門ごとに販売にかかわる業務をそれぞれに実施していますが、販売管理システムは、その部門ごとの販売活動を一元管理できるのが特長です。

販売管理システムの効果を最大限に活かすためには、データの正確性とタイムリーな情報の提供・共有が不可欠です。現代のビジネス環境では、顧客のニーズが急速に変化し、市場の動向も日々更新されるため、これらの情報をリアルタイムで可視化して捉え、迅速に対応することが企業の競争力を左右します。

販売管理システムが提供するデータ分析機能は、売上傾向の予測、顧客行動の解析、在庫管理の最適化などに役立ち、経営戦略の策定においても重要な役割を果たします。

さらに、これらのシステムはクラウドベースで提供されることも 多く、場所を選ばずに必要な情報にアクセスできるため、柔軟な働き方を支援し、ビジネスの機動性を高めます。結果として、企業は市場の変化に対する適応能力を向上させ、顧客満足度の向上を図ることができます。

このように、販売管理システムは単に内部の業務効率を向上させるだけでなく、外部環境への対応力を高めることで、企業の総合的な競争力を強化する効果をもたらします。

販売管理システム導入のメリット

販売管理システムの導入をすることで、業務の効率化、コスト削減、意思決定のスピードと正確性の向上など、多くのメリットがあります。

1. 業務の自動化と効率化

販売管理システムは、見積もり作成から受注管理、出荷、請求、入金確認までの一連の販売プロセスを自動化します。
手作業でのデータ入力ミスや漏れを防止・削減し、膨大な時間と労力を要するタスクを短縮します。この自動化により、社員はより価値の高い業務に集中でき、全体としての業務効率が向上します。

2. 在庫管理の最適化

在庫の過剰または不足は、企業にとって大きなコストとなります。販売管理システムはリアルタイムでの在庫管理を可能にし、過剰在庫や品切れを防ぎます。また、過去のデータを分析することで、需要の予測が可能となり、在庫の最適化が実現します。

3. 顧客情報の一元管理

顧客情報、購買履歴、対応履歴などを一元管理することで、顧客対応の質が向上します。適切な顧客管理を進めることにより、顧客のニーズを正確に把握し、適切な提案やサポートが可能となり、顧客満足度の向上に直結します。長期的には、顧客ロイヤルティの向上と、リピート購入や口コミによる新規顧客の獲得が期待できます。

4. データに基づいた意思決定

販売管理システムは、販売データをリアルタイムで収集・分析します。これにより、市場のトレンド、売れ筋商品、利益率の高い商品など、ビジネスに関する重要な洞察を提供します。データに基づいた意思決定は、企業の成長戦略を立てる上で不可欠です。

5. コンプライアンスと透明性の向上

販売管理システムは、請求書の発行、税務対応などの財務管理もサポートします。これにより、会計監査の準備が容易になり、コンプライアンスの向上が見込めます。また、業務プロセスの透明性が高まることで、内部管理が強化されます。

販売管理システムの導入には初期投資が必要ですが、上述したメリットを考慮すると、中長期的に見て企業の競争力強化と持続可能な成長に大きく貢献すると言えるでしょう。販売管理システムは、現代のビジネス環境において、企業が取り組むべき重要な投資の一つです。

導入のメリットやデメリットについて知識を深めたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。

販売管理システム導入のメリット・デメリットとは

販売管理システムの基本機能構成

導入する販売管理製品や、選択するオプション等により、定義や構成が異なる場合がありますが、販売管理システムには、大きく分けると、販売管理機能、仕入管理機能、在庫管理機能の3つに分かれます。

1.販売管理機能

販売管理には、見積・受注・売上時の各情報、見積書、受注管理台帳、売上伝票の情報を入力する画面、伝票をプリンタで印刷する機能を基本機能として有しています。

入力した各伝票情報は、見積→受注→出荷→売上と画面間で引継ぎを行い、変更・画面独自の追加項目のみ入力すればよいのが一般的です。

また多くの場合、売上に対する請求、回収といった債権を管理する機能も含まれています。
なお、物の流れに関する機能として、商品の出荷や出荷伝票を出力する機能を持ちます。

【主な販売管理機能一覧】

●見積管理
見積の入力および見積書の作成ができます。見積データ作成後は検索や一覧表示が可能であり、報告時や業務改善などに役立てることができます。

●受注管理
受注した商品に関する必要な情報を入力し、管理することができます。過去データの検索も可能であり、スムーズに発注につなげることができます。

●売上管理
売上・売掛情報の入力により売上伝票などの作成が可能です。売上データは経営にかかわる重要なデータとなるため、データを蓄積・管理することでレポーティングなどに役立てられます。

●請求・入金管理
売上データより請求書の発行が可能です。また入金後に、債権の消込を行う入金管理機能もあります。現在の状況を可視化できるため、未回収のまま放置されるリスクも減ります。

請求管理業務とは？業務フローや効率化のポイントを解説
売上管理とは？エクセルで行う際のポイントを解説受発注業務とは？具体的な業務内容やフローを解説

2.購買管理機能

購買管理においては、発注・仕入時の各情報、発注書、入荷・検品の情報を入力する画面、伝票をプリンタで印刷する機能を基本機能として有しています。

入力した各伝票情報は、販売の場合と同様に発注→入荷→仕入と画面間で引継ぎを行い、変更・画面独自の追加項目のみ入力を行います。

また、注文書の出力を行う等、仕入予定情報を入力する機能や、注文した商品の入荷・仕入の情報を入力する機能、仕入に対していつ支払うのか、いくら支払ったのかを管理する機能などを販売管理機能と同様に基本機能として持っています。

【主な購買管理機能一覧】

●仕入管理
発注後の仕入情報の入力と管理が可能です。仕入予定の入力を行うことも可能です。

●支払管理
支払い消込入力など、仕入に伴う支払いに関する管理が可能です。支払いに関する情報を可視化できるので、支払い漏れやミスを防止します。

3.在庫管理機能

在庫管理機能は、現在自社では在庫をどれだけ持っているのか、在庫状況を確認する機能を有し、必要に応じで在庫の移動や棚卸を行う事が出来ます。

多くの場合在庫は商品単位に加え倉庫別、製品や設定によってロット別の在庫管理が行えます。

【主な在庫管理機能一覧】

●出荷管理
商品の出荷を管理する機能です。受注後に、在庫状況を確認し、出荷指示を作成します。

●入荷管理
商品の入荷を管理する機能です。入荷があれば在庫数に反映されるため、常に正確な在庫管理が可能です。

●棚卸
棚卸を効率的に行うための機能です。ハンディターミナルと連携し、実在庫とデータ上の数値との照合を行うことができるシステムもあります。

在庫管理とは？業務を効率化する方法とメリット

4.その他共通的な機能

多くのシステムは、画面で入力する方法以外に、特定の形式のエクセルファイルやCSVなどを取込み・出力する機能を有しており別のシステム、取引先からのデータでの伝票登録などが行えるようになっています。

Excelを活用した販売管理の課題とは？販売管理システム導入のメリットも紹介

販売管理システムとERPパッケージの違い

販売管理システムとERPは似通っている面もありますが、厳密には両者は異なります。
販売管理システムとERPの相違点をご紹介します。

●管理の対象
販売管理システムは顧客から注文を受けてから製品を販売するまでの、商品とお金の流れを管理するシステムになります。一方、ERPは一部の業務に限定せず、企業経営に必要な情報（販売、物流、生産、会計、人事など）を管理するシステムになります。製品によっては、ERPの1パッケージとして販売管理システムが提供されている場合もあります。

●導入目的
販売管理システムは販売管理業務の効率化を目的として導入されますが、ERPは在庫データや顧客データ、人事データなどの他の業務データも連携させて、経営判断に必要なデータを一元管理することを目的としています。ただ、販売管理システムの製品によっては他システムとの連携を行うことができるものも多数登場してきています。

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ERP導入の基本を解説！│導入までの流れとは

中小企業向け！販売管理システムの選び方のポイント

中小企業が販売管理システムを選定する際のポイントをご紹介します。

●中小企業が抱える販売管理の課題
販売管理システムの導入検討をする中小企業が抱える課題としては、以下があげられます。
・入力作業などを手作業で行うためミスが発生しやすい
・多様な販売チャネルを一括管理ができていない
・販売情報を経営に役立てられていない

取引数が少なければ、従来通りのやり方でも問題はないかと思われますが、取引数が増えてくると、上記のミスなどが増え、顧客とのトラブルにもつながってしまいます。
そういったリスクを避けるためにも、販売管理システムの導入は効果的です。

●中小企業が導入しやすい販売管理システムの特徴
中小企業が導入しやすい販売管理システムの特徴としては、以下があげられます。
・導入コストが安価に抑えられる
・一定期間のトライアルが可能である

導入前に複数の製品を試すことで、自社に合った販売管理システムが明確化され、足りない機能などを把握することができます。それをもとに販売管理システムを選定することをおすすめします。

●中小企業向けの販売管理システムの選定のポイント
・現状の課題に対して、求める機能を整理する
・自社の業種や事業規模に合った販売管理システムを選ぶ
・操作性など導入後の運用面を確認する

前述にもありますが、販売管理システムに何を求めるかを明確化させましょう。複数の製品を試しながら、何を優先すべきなのかを考慮し、優先順位をつけることが重要です。
また事業規模や業種ごとにパッケージ化された製品を選ぶことや、事業規模に合った販売管理システムを選ぶことで、コストや手間を抑えることも可能となります。多機能であれば高いコストがかかることになるため、求める機能を整理しながら比較しましょう。また実際に導入後に運用がされないといったケースもあるため、誰でも使える仕様になっているのか、なども事前に確認をしておきましょう。

システム導入のプロセス│失敗しないためのポイントとは？販売管理システムの選定のポイント

業種ごとに販売管理システムに必要な機能は変わる

販売管理システムには様々な種類があり、一般的な機能を備える汎用型もあれば、特定の業種・業界に特化した業種・業界特化型もあります。業種によって必要とする機能や範囲が異なるため、汎用型を検討しつつも、実際に自社の業種にあうのかを検討することが重要です。そこで卸売業・製造業・小売業で必要となる機能を紹介します。

1.卸売業

卸売業は製造業・小売業の中核に位置しているため、リアルタイムでの在庫管理やスピーディな出荷対応・一括売上計上、豊富な単価管理機能など、様々な機能が販売管理システムに求められます。また卸売業は製造業や小売業など、取引先の数も多く、管理業務が非常に重要となります。情報管理をクリアにすることで、管理業務でのミスは減り、作業効率の改善にもつながります。一般的な業務課題から選ぶことも重要ですが、自社のビジネスにあわせて選定をすることが重要なポイントの1つとなります。

卸売業の販売管理システムの選定ポイントについてより詳しく解説している下記の記事もあわせてご覧ください。

卸売業におすすめの販売管理システム選定のポイントとは？​

2.製造業

製造業の場合、製造拠点ごとに在庫が分散・重複するなど、正確な情報が把握できず、無駄が生じ、コスト高となっているといった課題がよくあります。在庫管理の精度向上を目的とした販売管理システムを導入することで、分散しているデータを一元管理し、適正在庫量を把握することで、コスト削減が実現できます。
また生産管理システムなどの外部データとの連携が優れている、図面などのドキュメントと連携ができる機能も備わっていると、作業に役立つ場合もあります。

3.小売業

小売業の場合、売上管理やPOSシステムとの連携が優れているのかという点を確認しましょう。売上動向などをあらゆる観点から分析することで、どういった商材が今売れ筋なのかなどを把握することができ、効果的な販売戦略の立案も可能となります。小売業において、販売管理データの蓄積が重要となるため、一般的な管理業務面ではなく、自社の戦略にあわせた形で選定することをおすすめします。

販売管理システムの費用相場

販売管理システムの費用は導入形態（オンプレミス、クラウド）、会社規模（利用ライセンス数）によって金額がかわります。

●パッケージ版とは
パッケージ版とは、自社でサーバーを用意して、販売管理システムを導入するオンプレミスの一種です。オンプレミスはパッケージ版を導入する場合と、一からオリジナルの販売管理システムを構築する場合とがありますが、パッケージ版は既製のシステムを利用するため、多少カスタマイズすることで利用ができます。しかしクラウド版と比較すると、導入・利用開始までにコストと手間、時間がかかります。

●クラウド版とは
クラウド版とは、販売管理システムを自社のサーバーに設置するのではなく、クラウドサービス提供会社のサーバーに設置されているシステムをインターネット経由で利用する形態です。オンプレミスと比べて、短期間かつ手軽に利用開始できます。

パッケージ版の場合はクラウド版に比べて初期費用は高額となりますが、維持費は低く抑えることができます。一方、クラウド版は初期費用を低く抑えられますが、維持費はクラウド版と比較すると高額となります。

上記の通り販売管理システムの費用相場は幅広いレンジとなっていますが、中小企業や小規模事業者の場合は、補助金を使用することも可能となり、導入費用を抑えることが可能です。詳細は後述にて紹介をしています。

販売管理システムの料金比較はこちらクラウド版のメリット・デメリットについておしえてください

販売管理システムの導入に対応した補助金制度とは

前述にて販売管理システムの費用相場を紹介させていただきましたが、中小企業の場合、販売管理システムに興味があっても、費用面を理由に導入ができずとどまっている中小企業も多いのではないでしょうか。費用面の問題を解決する手段として、補助金の制度があります。今回は代表的なものを2つご紹介いたします。

システムの開発・導入に使える補助金についてご紹介

●IT導入補助金
IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者などの生産性向上が期待できるITツール導入時に活用できる制度です。
導入費用だけではなく、保守費用も申請の対象となりますが、すべての販売管理システムが補助対象となるわけではありませんので、その点は注意しましょう。

IT補助金2023公式サイト

●小規模事業者持続化補助金
小規模事業者持続化補助金とは、小規模事業者などが持続的な経営に向けた、販路の開拓や、生産性向上の取り組みに対して、費用の一部を支援する制度です。

業種による利用機能の違いとパッケージ選定

前述の「販売管理機能」、「購買管理機能」、「在庫管理機能」は小売業、卸売業向けの代表的な必要機能ですが、「製造業」の場合は更に「生産管理」機能が必要なります。

システム導入時検討時には、製品より対応する機能が異なってくるため、自社の業種や業界で必要な機能をもった製品の選択を行わなければなりません。製品によって、どういった業種・業界でよく使われているのか、などの導入事例も参考にしながら選定を行うと良いでしょう。

自社の業務をカバーする製品が何か迷われた場合は、システムクレイスの販売管理選定支援サービスの御利用いただき、過不足のないシステムの選定を行ってください。

販売管理選定支援サービスパッケージ型の販売管理システムが自社に合う場合とは

販売管理システムを導入するときの注意点

販売管理システムの導入は、企業運営において重要な意思決定の一つです。適切に導入されれば業務の効率化、コスト削減、顧客満足度の向上などのメリットがあります。
しかし、導入プロセスにおいては、成功を確実にするために考慮すべき多くの要素があります。

以下に販売管理システムを導入する際の注意点を挙げます。

1. 現状の業務プロセスの理解

導入前には、現在の販売管理プロセスを詳細に分析し、システムによって解決すべき課題を明確に特定することが重要です。システム導入の主な目的が業務の効率化であれば、どの工程がボトルネックになっているかを理解する必要があります。

2. ベンダー選定時の慎重な評価

多数のベンダーが様々な販売管理システムを提供しています。機能、価格、サポート体制、カスタマイズの容易さなど、複数の基準で比較検討することが重要です。また、実際にシステムを使用している他企業のレビューや評価も参考になります。

3. スケーラビリティと柔軟性

企業の成長や業務の変化に伴い、システムの要件も変化する可能性があります。将来的な拡張やカスタマイズが容易にできるシステムを選定することで、長期的なビジネスニーズに対応できるようにします。

4. 社内でのコミュニケーションとトレーニング

システム導入の成功は、社内でのコミュニケーションと従業員への適切なトレーニングに大きく依存します。従業員が新システムの利点を理解し、効果的に使用できるようにするためには、事前の準備と教育が不可欠です。

5. データ移行計画の策定

既存のシステムから新しいシステムへのデータ移行は、導入プロセスの中で最もデリケートな部分の一つです。データの損失や不整合を避けるために、詳細な移行計画を立て、十分なテストを行うことが重要です。

販売管理システムの導入は、適切な準備とプランニングがあれば、企業運営の効率化と競争力強化に大きく寄与します。しかし、上記で挙げた注意点を軽視すると、導入失敗のリスクが高まります。販売管理システムの導入では、これらの注意点を念頭に置きながら、慎重にプロジェクトを進めることが鍵となります。

システム導入のプロセス│ベンダー選定で失敗しないためのポイントとは？

販売管理システムの導入事例

販売管理システムを導入した事例をご紹介します。

●輸入販売業
・選定における課題
以前導入していた販売管理システムは最低限の機能を備えていたが、自社向けのシステム修正が行えず、手作業での対応を個別行っておりました。会社規模の拡大していたこともあり、より自社に合った販売管理システムの導入を検討しました。

・選定時の流れ、決め手
現状の業務と課題について簡易診断を実施し、基本的機能が充実し、またカスタマイズや拡張性があることや、データの集計が簡単にできる点を考慮し、新たな販売管理システムを導入しました。
また導入の際には、補助金制度を活用し、導入費用を抑えて導入ができました。

・導入後の効果
以前のシステムの際は、資料作成に1日がかりだったものが、集計作業が一瞬で終わるようになり業務効率化を実現しました。

IT助成金の活用しての導入とデータ集計作業が効率化

●食品業
・選定における課題
以前はオーダーメードしたシステムにて管理を行うも、システムが時代とともに複雑化し、システム変更が急務となりました。またシステムの専任者もおらず、選定基準も定まっておりませんでした。

・選定時の流れ、決め手
自社の業界にあった標準的なパッケージがないか提案を受け、各製品のデモンストレーションを実施。
候補となった製品の中から、以前使用していたシステムと違和感なく使え、比較的安価で、食品業界でも豊富な導入実績があった販売管理システムを導入しました。

・導入後の効果
初めての人でも入力作業が簡単で、教育の手間の削減に成功。
またデータ抽出機能も標準実装されている販売管理システムであったため、以前の販売管理システムよりも容易に対応することができ、業務効率化を実現します。

食品業界に特化したシステムによる業務の効率化

目的別に選ぶおすすめの販売管理システムのご紹介

販売管理システムの機能や特長は製品によって多種多様で自社の目的や課題から最適なものを選ぶ必要があります。ここではおすすめの販売管理システムを6つの目的別にご紹介します。

1.充実なサポート体制で選ぶおすすめの製品

販売管理システムは、売上、在庫、顧客情報などのデータを一元管理し、効率的なビジネス運営を支える重要なツールです。しかし、システム導入後に問題が発生した場合や、使い方がわからないといったトラブルが生じた際、迅速かつ適切にサポートしてくれる体制が整っているか否かは非常に重要です。
充実なサポート体制で選ぶおすすめの販売管理システムをご紹介します。

2. 業界特化型で選ぶおすすめの製品

業界特化型の販売管理システムは、その業界の特性やニーズに合わせて設計されているので、一般的なシステムよりも使い勝手が良いと感じることも多いでしょう。また、業界特有の業務フローを意識して作られていることが多いので、カスタマイズが少なく済むことが多く、導入コストを抑えることが可能です。
業界特化型で選ぶおすすめの販売管理システムをご紹介します。

3.複数業種対応で選ぶおすすめの製品

様々な業種のビジネスモデルの要件に対応できるように設計された販売管理システムは、複数の業種にまたがるビジネスを運営されている企業様に最適です。
1つのシステムで複数の業種をカバーすることができるため、一貫したデータ管理を行うことができます。

複数業種対応で選ぶおすすめの販売管理システムをご紹介します。

4.コストパフォーマンス重視で選ぶおすすめの製品

コストパフォーマンスに優れた販売管理システムは、必要な機能のみを備えることで他社製品と比べ、低価格で導入することができます。
コストパフォーマンス重視で選ぶおすすめの販売管理システムをご紹介します。

5.柔軟なカスタマイズで選ぶおすすめの製品

企業が成長しビジネス環境が変化する場合、販売管理システムに必要な機能も変化します。
将来的にカスタマイズすることを想定している場合、柔軟にカスタマイズができる販売管理システムを選定することをおすすめします。
柔軟なカスタマイズで選ぶおすすめの販売管理システムをご紹介します。

6.プロジェクト単位の管理で選ぶおすすめの製品

複数のプロジェクトが同時に進行し、プロジェクト別に売上・販売管理が必要なビジネスには、プロジェクト管理に特化した販売管理システムがおすすめです。

販売管理システムは開発も可能！作り方をご紹介

販売管理システムは、開発して完全にオリジナルのものを導入することも可能です。開発とは、販売管理システムを一から構築することを指します。

社内で自作する場合には、ExcelとAccessを利用する、システム開発ツールを利用するといった方法があります。しかしこれらは市販の販売管理システムと比べると、機能はかなり限定的であったり、簡易的なものであったりします。また、プログラミングスキルを要するため、適した人材が必要です。

販売管理システムの開発を外注することも可能です。ただし、完全にオリジナルとなると高額になるため、まずは市販の販売管理システムのカスタマイズする方向から検討するのが一般的です。

まとめ

販売管理システムの概要から導入選定に必要な知識、具体的なおすすめ製品をご紹介しました。これから販売管理システムの選定・導入を進めようとお考えの方は、ぜひ参考にされてください。

また、システムクレイスでは、販売管理システムの選定にお悩みの中小企業の皆様に、選定のお手伝いをさせていただいております。Web無料面談では、「自社にどのような機能が必要なのかわからない」「製品ごとの導入コストが知りたい」「既存システムから切り替えたい」など、販売管理システムの選定に関するさまざまなお悩みをご相談いただけます。ぜひお気軽にお申込みください。