基礎知識

販売管理の業務フローとは?
目的や各フローの注意点を解説

目次

販売管理を行う目的とは

販売管理とは、商品やサービスを販売しその対価を得るまでの「お金」と「もの」の流れを管理する業務のことを指します。販売管理により、販売までのプロセスを可視化させることで、商品の売り上げ、損益を把握することができ、抜け漏れのリスクを解消することが可能となります。すなわち販売管理を正しく実施することで、トラブルを避けることにつながります。

次に販売管理の目的について説明します。

1.トレンドを把握して収益の向上につながる
販売管理が適切に行われることで、「どの時期に・どの商品が・どの程度」販売されたのかが把握できるため、実際の販売データからトレンドを把握することが可能となります。
そのデータをもとに、仕入れを増やすなどの対応をすることで、欠品などが発生しづらくなり、安定した販売が実現でき、その結果収益の向上にもつながります。

2.業務を適切に管理するため
販売管理を行うことで、業務フローが可視化されるため、それぞれの業務での不要な作業を洗い出すことができます。洗い出した作業から、無駄な作業をなくすことで、業務負担の軽減にもつながります。

3.顧客満足度の向上につながる
販売管理に必要な業務を正確に、迅速に行うことで、商品が素早く顧客のもとに届けることができます。また情報を可視化することで、顧客からの問い合わせにもすぐに対応が可能となるため、顧客満足度の向上につながります。

販売管理の業務フロー

販売管理の業務フローは、大きくは以下の6つに分かれます

1. 売上管理(受注~出荷~売上)
2. 仕入管理(発注~入荷~仕入)
3. 請求管理(請求~入金)
4. 支払管理(支払)
5. 在庫管理(入庫、出庫、移動、棚卸)

それぞれの管理機能の中でも、例えば売上管理を例にすれば受注業務は営業が入力、出荷業務は物流部門など、担当者が複数の部門や場所で行われることも多く、管理者はシステム導入時にどの機能をどの部門がどのように使うなど全体の流れを把握する必要があります。

販売管理業務の各フローにおける注意点

1. 売上管理(受注~出荷~売上)

新たな販売先との取引を開始する場合、請求条件といった基本条件を契約や確認を行い、その内容を販売先や商品の価格のマスタ設定を行います。

①受注業務
受注業務を行う場合、営業部門の社員が行うケースが多いのですが、取り扱う商品や企業規模により、専用の部署が行うケースもあります。
受注伝票の入力を行う前には、見積や取引条件の契約が行われ契約に準じた情報が取引先のマスタや価格マスタに登録され、取引先からの希望納期に対応できるかなどの確認が必要となります。

②出荷業務・売上業務
出荷業務は、出荷に必要な手配資料を作成し、受注した製品を出荷することです。製品の在庫や配送管理を行っている担当者へ指示を出す作業も含まれます。
出荷件数や、アイテム数により適切なピッキング方法で運用を行う必要があります。

売上業務は、その名前を示すように売上日を決定し、請求につなげる為の業務です。
業務やシステムによっては、出荷の入力と同時に売上の入力も行い、一般的には納品伝票や受領書の発行も行います。
納品書は取引先指定用紙の利用が必要になる場合があるため、パッケージによってはカスタマイズや手書きでの対応が必要となる場合があります。

2. 仕入管理(発注~入荷~仕入)

取り扱う新たな商品が発生した場合、新たな仕入先を探し、見積の取得や契約を行うことなどが必要となります。
その後、売上管理と同様に仕入先の支払い条件や、商品の仕入れ価格をマスタ設定していきます。

①発注業務
仕入管理は販売や製造するための、原料や製品を発注することから始まります。
製品の販売や、製造するための原料を、過剰な在庫とならないように適正な数量、かつ適正な時期に発注を行うことが重要となります。
そのためには、過去の販売実績などから需要予測をし、販売計画を立てて発注を行うなど計画的に発注を行う必要があります。

②入荷業務・仕入業務
発注後、仕入先より原料や製品が納品され、受け入れを行い、本処理を行うことにより、自社在庫とします。
受け入れ時に発注に対して、入荷された数量の過不足の確認が必要となります。
また、商品に問題があった場合には、返品や再手配のやり取りも必要です。

仕入業務は売上業務の裏返しで、仕入日を決定し、支払管理につなげる為の業務です。
仕入日を決定するのに、発注した日付を基準として仕入日とする運用、入荷した日付を仕入日とする運用、商品のチェックが完了した日付を仕入日とする運用があり、例えば、商品のチェックを完了した日付を基準とする場合は、一旦 入荷業務を行い商品の受け入れし、一旦在庫への反映後、問題がある場合は返品処理を行い、受け入れ可能な商品のみ仕入業務を行うなど、業務に合わせて利用する画面を選択します。

3. 請求管理(請求~入金)

請求管理とは、取引が発生してから代金を回収するまでの一連の作業のことをいいます。

請求管理業務とは?業務フローや効率化のポイントを解説

①請求業務
請求業務は、請求書を発行・送付することを指します。企業間の取引の場合、契約時に取り決めた日を基準に行います。そのため、この基準が導入するシステムで対応出来るものなのか、確認することが必要です。

基準に則り、今回請求対象とすると取引を確定し、請求書に記載し送付します。

②入金業務
請求書に記載した銀行口座の明細を確認し、取引先名と金額を確認し、その内容をもとに入金結果をシステムに入力します。多くの場合、支払期日当日に支払を行ってきますが、はやめの支払いを行ってくる場合や、支払期日が休日の場合、前後するため、確認時に注意が必要です。
また、金額についても契約時に振込手数料をどちらが負担するか取り決めを行っておく必要があります。

4. 支払管理(支払)

支払管理は、支払予定を把握し、支払を行うことを指します。
支払予定を管理しなければ、自社の資金の把握が出来ない為、大変重要です。関連する業務として、請求管理のうち、入金業務にて、回収管理行います。

5. 在庫管理(入庫・出庫・移動、棚卸)

在庫管理とは、取引の対象となる商品が保管されている場所と数量を適切に把握出来るようにしします。

在庫管理とは?業務を効率化する方法とメリット

①入庫・出庫・移動
出荷や入荷が社外との取引に対する荷動きの処理であるのに対し、入庫・出庫・移動は主に社内の保管場所の変更の為に行います。
商品を別の在庫管理場所に移す際、移動元から移動先への案内など、社内で十分な情報の共有を行わないと在処の不明な商品が発生し、紛失してしまうこともあるので注意が必要です。

②棚卸
棚卸は帳簿上の在庫と、実際の商品の数が一致しているか確認し、帳簿上の在庫を実際の在庫にあわせます。棚卸を行う場合、棚卸中に入出荷があると差異が発生するため、業務をストップさせて作業を行う一斉棚卸と商品の種類や保管場所、作業日をわけて作業する循環棚卸があります。
一斉棚卸は、正確な在庫把握を行いやすいメリットがある反面、業務を停止し、再開時には業務負荷が高くなる傾向があり、循環棚卸は、業務をストップしなくてよい反面、在庫把握の精度が若干低くなる傾向があり、どの方式を使用するかは注意が必要です。

販売管理業務に必要な帳票の発行

販売管理システムにおける帳票は、取引先に対する納品書や請求書などの「対外伝票」や、社内で業務実績の把握を行う為の統計・集計資料や社内作業指示用の伝票等の「社内管理資料」に大きく分かれます。
以下に代表的な帳票と特徴を記載します。

1. 対外伝票

納品書/請求書/送り状など
ドットインパクトプリンタと複写用紙を用いて、自社控えや相手先保存用の用紙を一度に印刷し、大量印刷を行うことが多かったが、近頃ではレーザプリンタが一般化・高速化したこともあり、プログラム制御にて、用紙に出力される内容(タイトル・一部出力項目)を変更できるようにすることにより、レーザプリンタへの移行が進んでいます。
ただし、取引先の指定用紙がドットプリンタ用であるなど、自社のみの都合では、単純に切り替えられない事情があるケースが多く、また独自様式に対応が求められる為システム標準導入に対するハードルとなっています。

2. 社内管理資料

売上統計表、仕入統計表、売掛残高一覧表、請求残高一覧表 など
売掛残高、請求残高、買掛残高、支払残高などの債権債務に関する管理資料については、どの販売管理システムでの一般的に準備されています。
売上の統計、仕入の統計は企業により、時間軸では日別、月別年間推移が必要とされ、集計の分類では、例えば売上の場合、得意先毎、商品毎、得意先商品毎など、様々な分析軸が必要とされる場合があります。
  
製品によって、分析軸が不足した場合の対応はおおまかに以下に分かれます。
・システム開発会社に依頼し、カスタマイズして機能追加
・データ抽出機能でCSV出力し、ユーザ側でEXCELを使用して作表
・パッケージに、簡易的な集計表の作成機能があり、ユーザ側で作表

上記の通り、販売管理業務には様々な対応が求められ、ミスが起こりやすいなどの課題があげられますが、これらの課題は、販売管理システムを活用することで解決できます。​

販売管理フローの課題を解決できる販売管理システムとは​

前述で販売管理業務における課題解決のツールとして、販売管理システムを挙げました。そもそも販売管理システムとは、顧客から注文を受けた商品の受注から納品までの商品やお金の流れを管理するシステムです。販売管理システムを導入することで、商品の管理に関する業務から、お金の管理に関する業務などを一元管理し、業務の効率化が実現できます。​

本章では、販売管理システムを導入するうえでのポイントをメリットを紹介します。​

■販売管理システムを導入する際のポイント​
販売管理システムは、様々な種類がありますが、自社に適した販売管理システムを選定することが重要となります。こちらでは導入する際のポイントを紹介します。​

・必要な機能が備わっているか​
自社の販売管理を行う上で、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。自社のビジネスの特徴などを整理し、自社の目的にあった販売管理システムを選ぶことが重要となります。​

・業界、業態、会社規模に合っているか​
販売管理システムには、汎用性の高いものから、業界や業種に特化した製品が存在します。各企業毎に販売管理システムに求める機能も異なるため、使わない機能がある販売管理システムを導入してしまうと、無駄にコストが発生してしまうケースもあります。また導入検討を進めている販売管理システムが、実際にどのくらいの規模の会社で導入実績があるのかなどを把握しておくことで、導入後の活用イメージを持つことが可能となります。​

・セキュリティ面やサポート体制の充実​
販売管理業務は企業の売上などの観点で非常に重要な業務となるので、セキュリティ基準やデータの暗号化などが可能な販売管理システムを選ぶことが重要です。また導入後の使い方が分からない、システムエラーが発生した際など、自社のみでは解決できない際の、運用サポート体制も確認が必要となります。​

■販売管理システムの導入メリットとは​
販売管理システムの導入には、以下のようなメリットがあげられます。​

​・業務の効率化とミスの防止​
・リアルタイムでの情報共有​
・属人化を防ぎ、標準化が可能​
・経営戦略に活かせる分析が可能​

販売管理システムの導入には、一定のコストが発生しますが、現在の業務工数などを踏まえて、業務の効率化などのメリットを考慮したうえで、導入を検討してみてはいかがでしょうか。​

販売管理システムで業務を自動化

販売管理システムが導入されていない場合、EXCELや紙の台帳で運用している場合が多いと思われます。

管理や情報の一元化の面では、基本的にほとんどの情報は手入力となってしまうため、間違いが発生する可能性が高くなってしまいます。

販売管理システムが未導入であれば、取引先毎に商品価格が異なる場合や単価の改定がある場合に、社内での周知徹底を行うのは大変です。

それに対して、販売管理システムが導入されていれば、一般的に取引先別商品別に単価のマスタ設定する機能があり、また単価改定の登録もあらかじめと行っておくことができ、販売日付により自動的にどの単価を採用するか判断できます。

また、10日締め、20日締め、末締めなどの取引先の締条件に則り、正しい請求対象を売上から確認し、漏れなく請求するためのチェック作業はかなりの手間がかかります。

それに対して、販売管理システムが導入されていれば、取引条件等はマスタで管理され、締め日なども伝票入力者は意識しないでも正しい情報を自動的にセットされ、請求書発行時に請求締日を指定することにより、正しい請求日、請求の金額で請求書を発行することができます。

まとめ

販売管理業務を行ううえで、システムを未導入の場合、情報の一元管理が行えず、情報が不正確になり、二度手間が発生してしまう傾向がありますが、システムを導入することにより、情報が一元管理され、マスタ・業務間の情報連動、売上・仕入・在庫情報の集計などの手間がかかる作業が最低限の入力作業で自動化されます。

販売管理システムが未導入で新たにシステムの導入を検討されている、もしくは既存のシステムに不満があるが、どのシステムを導入してよいかわからない などお困りであれば システムクレイスの導入支援サービスにお声がけください。

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システムクレイスでは、30年にわたりシステム導入・運用のご支援を行ってきた経験をもとに、中小企業にとって最適な販売管理システムを選定いたします。

専任のSE担当者が現在の販売管理業務における課題の把握、業務フローの整理など、販売管理システムを導入するうえで、抑えておくべきポイント、ご要望の詳細をお伺いした上で、最適な販売管理システムの選定を行う無料相談も行っていますのでお気軽にご利用ください。

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